Video: Wat is een UBO en hoe identificeer je deze?

In deze video leer je binnen 5 minuten wat een UBO is en hoe je deze kunt achterhalen.

Vandaag leggen we uit wat een UBO is en hoe je die kunt identificeren. Wat is daarbij het uitgangspunt? Je hoort vaak vanuit de markt dat je je cliënten moet screenen en dat je moet weten wie je relatie is. Maar wat betekent dat precies?
 
Dit is terug te brengen naar een customer due diligence of KYC, 'know your costumer' beleid, wet en regelgeving. Dat betekent dat je moet weten welke natuurlijke persoon er achter de rechtspersoon zit en hoeveel invloed diegene kan uitoefenen. Dat doe je om inzicht te krijgen in de integriteitsrisico's van jouw relatie. 

Dit is van toepassing op twee verschillende wetgevingen in Nederland:

1. de Wwft-wet, de Wet ter voorkoming van witwassen en financiëren van terrorisme
2. Sanctiewet

Wat betekent de Wwft-wet?

De Wwft is de basis om witwassen en de financiering van terrorisme te voorkomen. Bij het aangaan en het beheren van een relatie (monitoren en uitvoeren van transacties) dien je te weten wie de natuurlijke persoon is die invloed kan uitoefenen, namelijk de UBO. Voorbeeld van een transactie: stel je bent een schadeverzekeraar en je wilt een schade-uitkering doen. Dan wil je zeker weten dat het geld dat je uitkeert niet ten goede komt van een terrorist.
 
De Wwft-wet is ‘principal based’ of risico-georiënteerd. Dat houdt in dat je een verscherpte risico-identificatie afgeeft op je relatie op basis van bijvoorbeeld geografische risico's, productrisico's of cliëntrisico's. Of iemand die op een zwarte lijst staat. Als voorbeeld kun je een ‘PEP’ (Politically Exposed Person) aanhouden. Kan deze persoon politieke invloeden ten gunste van zijn bedrijf uitoefenen? Ja of nee? Dat kan een relatie zijn die veel politieke invloed heeft. En kunnen het andere factoren zijn die daarbij helpen om te kijken of er een hoger risico is? Denk aan grote transacties met cashgeld. Dat neemt een verscherpt risico met zich mee en dat is belangrijk te monitoren.

Wie is de UBO en hoe identificeer je deze?

Uiteindelijk zijn zowel de Wwft- als de Sanctiewet van toepassing op de UBO, de Ultimate Benificial Owner, de natuurlijk persoon die 25% of meer aandelen heeft of feitelijk zeggenschap heeft. Hoe kan je die identificeren? Wie is nu uiteindelijk de UBO?

Voorbeeld: 
Stel bedrijf X is een nieuwe relatie, die wil je gaan accepteren. Boven bedrijf X zie je een concernstructuur terugkomen waarin persoon A direct 50% belang heeft in bedrijf X. 50% is meer dan de wettelijke 25% en dus zal deze persoon A worden gelabeld als zijnde een UBO. 

Boven bedrijf X zie je een ander bedrijf terugkomen, moedermaatschappij Y. Bedrijf Y heeft 50% van bedrijf X. Boven de moedermaatschappij zien we drie personen terugkomen die weer participeren in bedrijf Y. Als we dat doortrekken, dan lopen we een zoekpad af en via bedrijf X komen we in bedrijf Y bij persoon B uit. B heeft 50% in Y die weer 50% heeft in X. Dus feitelijk gezien kan persoon B voor 25% invloed uitoefenen op bedrijf Y, de relatie die we accepteren, en zo wordt persoon B gekenmerkt als zijnde een UBO. 

Als we een derde zoekpad aflopen - nogmaals via X naar Y naar persoon C - dan zie je dat C 25% belang heeft in Y, die weer 50% belang heeft in X, dus feitelijk gezien kan persoon C voor 12,5 % invloed uitoefenen op bedrijf X en krijgt persoon C het label mee: geen UBO. Hij is geïdentificeerd, we weten met naam en toenaam wie deze persoon is. Alleen zit hij onder de 25% grens en is hij dus geen UBO.

Hetzelfde geldt voor een volgend zoekpad van X naar Y naar persoon D (wederom 25%). Persoon D zal ook worden geïdentificeerd als zijnde geen UBO. Dus dat zijn allemaal valide uitkomsten. 

Daarmee heb je aan je identificatieplicht voldaan. Dit kan verschillende niveaus diep gaan. Bedrijf X is het eerste niveau: het bedrijf dat je wilt accepteren. Deze laag is een laag op het tweede niveau en daaronder zie je het derde niveau. En om een idee te geven, in Nederland is het zo dat bedrijven wel tot 13 niveaus diep UBO's kunnen identificeren, wat betekent dat hoewel dit een ogenschijnlijk simpel plaatje is, het toch ook heel complex kan worden. En dat kan nog veranderen als bedrijven hun structuur aanpassen.

Daarbij is van belang dat je de juiste regelgeving aanhoudt. Dus: hoe identificeer je een UBO? Het komt allemaal neer op die 25% aandeelpercentage of feitelijk zeggenschap.

UBO’s vastleggen via audit trail

Hoe kom je achter al die ingewikkelde bedrijfsstructuren en die data? Daarvoor kan je het bedrijf raadplegen aan de hand van de volgende factoren:

• Onderzoeken, het zelf achterhalen van die gegevens. Dat kan een partij zelf doen of door een extern bureau laten doen. Of je kunt het je klant zelf vragen, een UBO-verklaring aanvragen. Stuur letterlijk een brief uit, “beste klant, ik wil weten wie de natuurlijke personen zijn die meer dan 25 % hebben in de organisatie”.
• De data kan eventueel bij de Kamer van Koophandel worden opgehaald of bij verschillende mediabronnen. Belangrijke tip: maak inzichtelijk hoe je aan die gegevens komt. 

Stel je bent aan het ‘googelen’ en daar vind je informatie over een bedrijf dat je wilt accepteren. Het kan kloppen, het kan niet kloppen, helemaal afhankelijk van de bron. Alle stappen die je doorloopt moeten worden vastgelegd in een audit trail voor de controlerende instanties. Voor De Nederlandsche Bank (DNB) en/of de Autoriteit Financiële Markten (AFM) is het belangrijk hoe je aan die gegevens komt en hoe je dat hebt gecontroleerd en geverifieerd. Dat betekent dat jij een bedrijf accepteert omdat je het hebt gegoogeld en daarbij wel of geen UBO’s hebt geïdentificeerd, die wel of niet op een sanctielijst stonden. Als je dat niet zwart op wit duidelijk kunt maken, dan zal de controlerende instantie daar geen genoegen mee nemen en dus voldoe je niet aan de wet- en regelgeving zoals we eerder hebben uitgelegd.

Doorloop alle stappen

Het is dus belangrijk dat je de concernrelaties: 

1. via betrouwbare bronnen registreert
2. monitort 
3. en in een audit trail goed vastlegt 

Op deze manier is het ook controleerbaar voor de AFM of De Nederlandsche Bank. En via deze structuur heb je je customer due diligence beleid (KYC beleid) op orde en kan je deze gegevens inzichtelijk maken.