Wiki

Aanmaning

Wat is een aanmaning en hoe heeft deze het meeste effect?

Als een ondernemer niet betaald krijgt, mag hij zijn klant een betalingsherinnering sturen en vervolgens aanmanen. Maar wat is een aanmaning precies? Hoe zorgt u ervoor dat deze het meeste effect heeft? En zijn er regels waaraan u zich moet houden? Dat en veel meer op deze wiki.

Wat is een aanmaning?

Als een klant niet op een betalingsherinnering reageert en de factuur nog steeds niet betaalt, mag de ondernemer een aanmaning sturen. Dit is een mededeling waarin de ondernemer de opdrachtgever verzoekt de factuur snel te betalen. Deze mededeling heeft een strengere toon dan de betalingsherinnering. Vriendelijkheid is bij een aanmaning minder aan de orde. 

Hoe verzendt u een aanmaningsbrief?

Tegenwoordig wordt meestal gekozen voor een aanmaning per e-mail, maar voor meer zekerheid kunt u de aanmaning ook per (aangetekende) post verzenden. U kunt zelfs een WhatsApp of sms sturen of de klant telefonisch benaderen. Overigens heeft u bij een telefonische benadering niets zwart op wit staan, waardoor u bij de rechter (zie ‘Hoe verloopt de incassoprocedure?') minder sterk staat dan wanneer u een aanmaningsbrief had gestuurd.

Wanneer stuurt u een aanmaning?

Nadat u de factuur heeft verzonden, kunt u een betalingsherinnering sturen en vervolgens een aanmaning (eventueel gevolgd door een tweede aanmaning). Daarna kunt u de factuur uit handen geven aan een incassobureau. Het heeft de voorkeur daarbij een vaste timing aan te houden: 

  • Betalingsherinnering: 14 dagen na de op de factuur vermelde betaaldatum 
  • Aanmaning: 14 dagen na de op de herinnering vermelde betaaldatum 
  • Tweede aanmaning: 14 dagen na de op de eerste aanmaning vermelde betaaldatum
  • Incassobureau: na de op de tweede aanmaning vermelde betaaldatum
     

Regels voor een aanmaning

Het is verstandig zowel in de betalingsherinnering als in de aanmaning te vermelden dat u een incassobureau inschakelt als de klant niet betaalt. Als de klant een consument is, bent u zelfs verplicht een aanmaning te sturen vóór u een incassobureau inschakelt. Zorg ervoor dat uw aanmaning voldoet aan de richtlijnen:

  • Geef de klant 14 dagen om te betalen 
  • Noem het bedrag aan incassokosten dat u in rekening brengt als de klant niet betaalt
  • De incassokosten mogen niet hoger zijn dan vermeld in de Wet Incassokosten (zie de tabel hieronder)
  • Als u minder incassokosten rekent, moet u het wettelijk toegestane maximum bedrag alsnog vermelden
    • Bent u niet btw-plichtig en kunt u de btw die een incassobureau rekent dus niet verrekenen? Geef dan aan dat u de incassokosten verhoogt met de btw.
       
      ​Factuurbedrag Maximale incassokosten
      Minder dan € 267 € 40
      Tussen € 267 en € 2.500 15% van het factuurbedrag
      De volgende € 2.500 10% van het factuurbedrag
      De volgende € 5.000 5% van het factuurbedrag
      De volgende € 10.000 1% van het factuurbedrag
      Restant bedrag 0,5% (met een maximum van € 6.775)

Wat moet u in uw aanmaning vermelden?

Uw aanmaning heeft in ieder geval een dwingende toon. Belangrijk is dat u niet aangeeft hoeveel aanmaningsbrieven u stuurt (‘na deze brief ontvangt u nog één aanmaning en dan schakelen we het incassobureau in’), want dan weet de klant dat hij nog tijd heeft. Zorg er wel voor dat alle gegevens op de aanmaning staan vermeld en dat deze correct zijn: 

  • Factuurnummer
  • Afgenomen diensten of producten
  • Eerdere herinneringsdata
  • Factuurbedrag
  • Betalingstermijn

Benoem ook dat na de aanmaning een ingebrekestelling volgt, de factuur uit handen wordt gegeven aan een incassobureau en dat hiervoor kosten in rekening worden gebracht. Het helpt een aanmaning samen met marketing en sales te ontwikkelen. Zij kennen de klant immers als geen ander. Bovendien kan hun creativiteit ervoor zorgen dat uw aanmaning beter opvalt. Veel aanmaningen komen bij de debiteur ongeopend op de grote stapel te liggen - en opvallen is dus belangrijk. 

Voorbeeld aanmaning

Wilt u voorbeelden van aanmaningen bekijken? Neem dan een kijkje op deze website of kijk hier.

Veelgemaakte fouten bij aanmanen

Niet alleen vallen de meeste aanmaningen niet op, ze bestaan ook uit standaard teksten die inhoudelijk hun doel voorbij schieten. Enkele voorbeelden:

  • Volgens onze administratie is onderstaande factuur nog niet betaald.
    Waarom verschuilt u zich achter uw administratie? Wees stellig en feitelijk in uw teksten: ‘U heeft factuur X nog niet betaald.’
     

  • Helaas hebben we geen betaling mogen ontvangen.
    Het is prima om te schrijven wat u van de situatie vindt, maar wees niet te nederig.
     

  • Wellicht is het aan uw aandacht ontsnapt.
    Verzin geen excuses voor de debiteur. Daarmee maakt u het tijdig betalen van facturen iets onbelangrijks.
     
  • Mocht u al hebben betaald, dan kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen.
    Dat snapt de debiteur zelf wel - en dus heeft deze zin geen toegevoegde waarde. Het zorgt er alleen voor dat u de kracht uit uw aanmaning haalt.

Tips aanmaningen sturen

Wilt u tips over hoe uw aanmaningen het meest effectief zijn? Kijk dan hier. Of lees deze 8 tips voor een sterke aanmaning.

Hoe verloopt de incassoprocedure?

Heeft u een aanmaning gestuurd en betaalt uw klant nog steeds niet? Dan kunt u de vordering uit handen geven aan een incassobureau.

  • De eerste fase is dan de ‘minnelijke’ incassoprocedure. Het bureau gaat aan de slag met telefoontjes, sommatiebrieven en e-mails om uw vordering te incasseren, zonder tussenkomst van de rechter.
  • Is uw vordering daarna nog niet betaald? Dan kunt u een juridisch traject starten. Dit begint met het opstellen van een dagvaarding, waarbij de debiteur wordt verzocht voor de rechter te verschijnen.
  • De debiteur kan beargumenteren dat hij de factuur niet hoeft te betalen. Dit heet een ‘conclusie van antwoord’.
  • De schuldeiser kan vervolgens reageren met een ‘conclusie van repliek’
  • En de debiteur kan nog een ‘conclusie van dupliek’ indienen.
  • Als de debiteur na het vonnis alsnog weigert te betalen, volgt dwangbetaling door beslaglegging of executie.

Meer informatie over de incassoprocedure vindt u hier.

Fraude bij aanmaningen

Ontvangt u zelf aanmaningen en bent u zich van geen kwaad bewust? Dan kunt u te maken hebben met spookfacturen. Een spookfactuur of -aanmaning is een vordering voor nooit geleverde diensten. Oplichters versturen deze facturen en aanmaningen vaak lukraak met duizenden tegelijk in de hoop dat er bedrijven zijn die ze niet controleren en dus betalen. Twijfelt u? Neem dan contact op met de Fraudehelpdesk

Download top 10 debiteurensmoezen

U kent ze wel: de eeuwige trage betalers die er alles aan doen om het betalen uit te stellen. Smoezen ten overvloede, maar hoe reageert u hier nu goed op? Wat nu als u in staat was altijd het juiste antwoord te geven, zodat uw factuur wel betaald wordt? Wees goed voorbereid op het aanmaangesprek, download de meest gehoorde smoezen en hoe u hier het beste mee om kunt gaan. 

                                                     C042NL_De-Top-10-Debiteurensmoezen.jpg; aanmaning

Download de 10 debiteurensmoezen

Meld je aan voor de nieuwsbrief