Debiteuren

Een debiteur is een klant of afnemer die nog moet betalen voor een bepaald product of een bepaalde dienst. In juridische termen spreekt men ook wel over een ‘schuldenaar’. Debiteuren zijn u dus nog iets verschuldigd: u heeft een vordering. Een vordering ontstaat zodra uw bedrijf een product of dienst levert. U stuurt de klant een factuur voor de geleverde goederen of prestaties die binnen een bepaald termijn moet worden voldaan. Sinds 1 juli 2022 geldt in Nederland een wettelijke betalingstermijn van maximaal 30 dagen voor bedrijven onderling en tussen bedrijven en overheidsinstanties, ongeacht de grote van het bedrijf.

Verschil tussen debiteuren en crediteuren

Een klant die nog een factuur moet betalen, is een debiteur. Een crediteur is een persoon of bedrijf (zoals een leverancier) die nog geld tegoed heeft. In juridische termen spreekt men dan van een crediteur. In de boekhouding staan debiteuren links op de balans, aan de debet-kant. Rechts op de balans, aan de credit-kant, staan de crediteuren.

In de praktijk blijkt dat niet alle vorderingen (tijdig) betaald worden. In 2021, werden facturen gemiddeld na 38,4 dagen betaald. Het gemiddelde aantal dagen verschilt sterk tussen verschillende sectors. Wanneer het twijfelachtig is of een factuur nog betaald gaat worden, is er in boekhoudkundige termen sprake van een dubieuze debiteur. Helaas krijgt vrijwel iedere ondernemer hier vroeg of laat mee te maken. Op de vraag wanneer een debiteur beschouwd kan worden als dubieuze debiteur, is geen eenduidig antwoord te geven. Het hangt af van de specifieke feiten en omstandigheden, zoals de gemiddelde betaaltermijn in uw branche en de inspanningen die u heeft verricht om een factuur te incasseren. U staat sterker met heldere algemene voorwaarden, een zorgvuldige administratie en een strak debiteurenbeheer: zo kunt u bij een fiscale controle onderbouwen dat een vordering daadwerkelijk oninbaar is geweest.

De betalingstermijn is ruimschoots verstreken, u heeft meerdere aanmaningen verstuurd en zelfs een eventuele incassoprocedure heeft geen uitkomst geboden. Wanneer een vordering oninbaar is gebleken kunt u deze (gedeeltelijk) afboeken. Dit kan bijvoorbeeld komen omdat het faillissement van een debiteur is uitgesproken. Uit onderzoek blijkt dat in geval van een faillissement slechts 6% van het geld terechtkomt bij de crediteuren. Van een kale kip kunt u immers niet plukken. Lees wat u kunt doen om de schade in geval van een failliete klant te beperken.

Dus, het verwerken van dubieuze debiteuren kunt u op drie manieren doen:

• Direct write-off: Pas als de rekening oninbaar blijkt wordt het verlies genomen, dit heet een direct write-off. Er wordt hier geen gebruik gemaakt van voorzieningen.
• Dynamisch afschrijven van facturen: U schrijft van elke factuur bijvoorbeeld 3% af en bekijkt achteraf of dit klopt. Het bedrag dat uiteindelijk te veel of te weinig is afgeschreven, boekt u terug als winst of verlies;
• Statisch afschrijven van facturen: U moet zelf een inschatting maken van het bedrag aan oninbare rekeningen en maakt hiervoor een voorziening. Dit wordt ook wel 'voorziening dubieuze debiteuren' genoemd. Achteraf corrigeert u dit voor het werkelijke bedrag aan oninbare rekeningen. 

Hoe snel betalen uw debiteuren gemiddeld genomen? De omloopsnelheid van debiteuren geeft aan na hoeveel dagen een factuur gemiddeld wordt voldaan en hoe lang er geld uitstaat. Dit is een belangrijk kengetal voor uw onderneming. De omloopsnelheid wordt ook wel aangeduid als DSO (days sales outstanding). 

Een hoge omloopsnelheid (= een klein aantal dagen) betekent dat een debiteur snel betaalt. Dat is uiteraard in uw voordeel: hoe eerder het geld op uw rekening staat, hoe ruimer uw liquiditeit. U ontvangt rente over dit geld en bovendien kunt u dit geld gebruiken om rekeningen te betalen en andere investeringen te doen. Het is dus belangrijk dat u op tijd betaald krijgt. De omloopsnelheid van debiteuren wordt als volgt berekend: gemiddeld debiteurensaldo / omzet op rekening x 365 dagen.

Voor debiteuren geldt: hoe later zij betalen, hoe langer zij kunnen beschikken over een hogere liquiditeit. Daarom heeft uw debiteur er (op het eerste oog) baat bij om later te betalen. Toch beseffen wanbetalers zich onvoldoende dat het laat betalen van rekeningen leidt tot een slechte reputatie in de markt. Tevens heeft het een negatief effect op de kredietwaardigheid van het bedrijf. 
 
Debiteuren zijn doorgaans goed in het bedenken van smoezen, waarmee zij vaak vooral uitstel hopen te krijgen. Een kleine selectie:

• ‘Ik heb de factuur nooit ontvangen.’
• ‘Ik wacht op de betaling van een klant.’
• ‘De administrateur is ziek of op vakantie.’
• ‘We betalen maar eens in de maand.’
• ‘Wellicht heeft de bank een fout gemaakt.’

Gemiddeld ligt het percentage dubieuze debiteuren, en dus oninbare rekeningen, rond de 3%. In veel gevallen is een vordering oninbaar als gevolg van een faillissement. Hoewel het aantal faillissementen de afgelopen jaren historisch laag waren, zien we in 2023 toch weer een stijging van het aantal faillissementen. Er wordt verwacht dat deze stijging in 2024 ook te zien zal zijn. Het verwachte aantal faillissementen onderstreept eens te meer het belang van een goed doordacht en gestructureerd debiteurenbeheer.

De rol van creditmanagement verandert. Hoe evolueert u met uw bedrijf van een reactief debiteurenbeheer naar creditmanagement dat kansen ziet? Creditmanagement groeit van reactief naar proactief, winstoptimalisatie wordt steeds belangrijker en (big) data heeft steeds meer invloed op de werkprocessen. Hoe past u deze trends succesvol toe? Dit handboek helpt u op weg naar modern creditmanagement. 

Download hier uw versie van het handboek voor de moderne creditmanager