Wiki

Debiteuren

Vorderingen afboeken, dubieuze debiteuren en omgaan met smoezen

Wanbetalers leveren het Nederlandse bedrijfsleven jaarlijks een schadepost op van maar liefst 10 miljard euro. Oninbare vorderingen vormen een van de grootste bedreigingen voor de liquiditeit en daarmee de toekomst van een onderneming. Nooit eerder was het belang van een gedegen debiteurenbeheer zo groot. Op deze pagina vindt u dan ook de belangrijkste informatie over debiteuren in een notendop. Wanneer is iemand een debiteur, wat zijn dubieuze debiteuren, wanneer kunt u een vordering afboeken en hoe reageert u op de meest gebruikte debiteurensmoezen?

Wat zijn debiteuren?

Een debiteur is een klant of afnemer die nog moet betalen voor een bepaald product of een bepaalde dienst. In juridische termen spreekt men ook wel over een ‘schuldenaar’. Debiteuren zijn u dus nog iets verschuldigd: u heeft een vordering. Een vordering ontstaat zodra uw bedrijf een product of dienst levert. U stuurt de klant een factuur voor de geleverde goederen of prestaties die binnen een bepaalde termijn moet worden voldaan. Met ingang van 16 maart 2013 geldt in Nederland een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen voor bedrijven onderling en tussen bedrijven en overheidsinstanties. Bedrijven onderling kunnen contractueel een langere termijn vastleggen van maximaal 60 dagen.

Wat is het verschil tussen debiteuren en crediteuren?

Een klant die nog een factuur moet betalen, is een debiteur. Een crediteur is een persoon of bedrijf (zoals een leverancier) die nog geld tegoed heeft. In juridische termen spreekt men dan van een crediteur. In de boekhouding staan debiteuren links op de balans, aan de debet-kant. Rechts op de balans staan de crediteuren.

Wat zijn dubieuze debiteuren?

In de praktijk blijkt dat niet alle vorderingen (tijdig) betaald worden. Afgelopen jaar (2014) werden facturen gemiddeld na 45 dagen betaald. Wanneer het twijfelachtig is of een factuur nog betaald gaat worden, is er in boekhoudkundige termen sprake van een dubieuze debiteur. Helaas krijgt vrijwel iedere ondernemer hier vroeg of laat mee te maken. Op de vraag wanneer een debiteur beschouwd kan worden als dubieuze debiteur, is geen eenduidig antwoord te geven. Het hangt af van de specifieke feiten en omstandigheden, zoals de gemiddelde betaaltermijn in uw branche en de inspanningen die u heeft verricht om een factuur te incasseren. U staat sterker met heldere algemene voorwaarden, een zorgvuldige administratie en een strak debiteurenbeheer: zo kunt u bij een fiscale controle onderbouwen dat een vordering daadwerkelijk oninbaar is geweest.

Afboeken debiteuren

De betalingstermijn is ruimschoots verstreken, u heeft meerdere aanmaningen verstuurd en zelfs een eventuele incassoprocedure heeft geen uitkomst geboden. Wanneer een vordering oninbaar is gebleken, bijvoorbeeld omdat het faillissement van een debiteur is uitgesproken, kunt u deze (gedeeltelijk) afboeken. Het verwerken van dubieuze debiteuren kunt u op drie manieren doen:

  • Pas als de rekening oninbaar blijkt: het verlies wordt pas genomen als u weet dat de rekening oninbaar is; dit heet een direct write-off. Er wordt hier geen gebruik gemaakt van voorzieningen.
  • Dynamisch: u schrijft van elke factuur bijvoorbeeld 3% af en bekijkt achteraf of dit klopt. Het bedrag dat uiteindelijk te veel of te weinig is afgeschreven, boekt u terug als winst of verlies;
  • Statisch: u moet zelf een inschatting maken van het bedrag aan oninbare rekeningen en maakt hiervoor een voorziening. Dit wordt ook wel 'voorziening dubieuze debiteuren' genoemd. Achteraf corrigeert u dit voor het werkelijke bedrag aan oninbare rekeningen. 

Bij het afboeken van uw dubieuze debiteuren moet u rekening houden met het opbouwen van de bewijslast. Vergeet bovendien niet om de btw die u hebt afgedragen, terug te vragen bij de Belastingdienst. Hiertoe kunt u een schriftelijk verzoek indienen bij uw belastingkantoor. Lees meer over het afboeken van dubieuze debiteuren op ons blog.

Debiteur failliet

Uit onderzoek blijkt dat in geval van een faillissement slechts in 6% van het geld terechtkomt bij de crediteuren. Van een kale kip kunt u immers niet plukken. Lees wat u kunt doen om de schade in geval van een failliete klant te beperken.

Omloopsnelheid debiteuren (DSO)

Hoe snel betalen uw debiteuren gemiddeld genomen? De omloopsnelheid van debiteuren geeft aan na hoeveel dagen een factuur gemiddeld wordt voldaan en hoe lang er geld uitstaat. Dit is een belangrijk kengetal voor uw onderneming. De omloopsnelheid wordt ook wel aangeduid als DSO (days sales outstanding). 

Een hoge omloopsnelheid (= een klein aantal dagen) betekent dat een debiteur snel betaalt. Dat is uiteraard in uw voordeel: hoe eerder het geld op uw rekening staat, hoe ruimer uw liquiditeit. U ontvangt rente over dit geld en bovendien kunt u dit geld gebruiken om rekeningen te betalen en andere investeringen te doen. Het is dus belangrijk dat u op tijd betaald krijgt. De omloopsnelheid van debiteuren wordt als volgt berekend: gemiddeld debiteurensaldo / omzet op rekening x 365 dagen.

Debiteurensmoezen

Voor debiteuren geldt: hoe later zij betalen, hoe langer zij kunnen beschikken over een hogere liquiditeit. Daarom heeft uw debiteur er (op het eerste oog) baat bij om later te betalen. Toch beseffen wanbetalers zich onvoldoende dat het laat betalen van rekeningen leidt tot een slechte reputatie in de markt. Tevens heeft het een negatief effect op de kredietwaardigheid van het bedrijf. 
 
Debiteuren zijn doorgaans goed in het bedenken van smoezen, waarmee zij vaak vooral uitstel hopen te krijgen. Een kleine selectie:

  • ‘Ik heb de factuur nooit ontvangen.’
  • ‘Ik wacht op de betaling van een klant.’
  • ‘De administrateur is ziek of op vakantie.’
  • ‘We betalen maar eens in de maand.’
  • ‘Wellicht heeft de bank een fout gemaakt.’

Raadpleeg onze cheatsheet Debiteurensmoezen voor de juiste tegenwerpingen.
Laat u niet zomaar afschepen, maar toon in eerste instantie begrip – een smoes kan immers berusten op de waarheid en u wilt een goede zakelijke relatie niet zomaar beschadigen! – en vraag om een concrete oplossing: wanneer wordt de factuur precies betaald? 

Top 10 debiteurensmoezen

Trends en ontwikkelingen

In 2013 werd 2,7 procent van de vorderingen afgeboekt op de post dubieuze debiteuren. In veel gevallen is een vordering oninbaar als gevolg van een faillissement. Hoewel in 2014 een daling is ingezet van het aantal faillissementen, gaan er in 2015 naar verwachting toch nog zo’n 7.400 Nederlandse bedrijven over de kop, met alle gevolgen van dien voor de continuïteit van hun zakelijke relaties. Het verwachte aantal faillissementen onderstreept eens te meer het belang van een goed doordacht en gestructureerd debiteurenbeheer.

Download het handboek voor de moderne credit manager

De rol van credit management verandert. Hoe evolueert u met uw bedrijf van een reactief debiteurenbeheer naar credit management dat kansen ziet? Credit management groeit van reactief naar proactief, winstoptimalisatie wordt steeds belangrijker en (big) data heeft steeds meer invloed op de werkprocessen. Hoe past u deze trends succesvol toe? Dit handboek helpt u op weg naar modern credit management. 

                                                              debiteuren, omloopsnelheid debiteuren, debiteuren crediteuren verschil

Download hier uw versie van het handboek voor de moderne credit manager

Meld u aan voor de nieuwsbrief