Wiki

Debiteurenbeheer

Hoe stelt u een goed debiteurenbeleid op?

Debiteurenbeheer omvat alle activiteiten van een bedrijf die erop zijn gericht debiteuren hun facturen te laten betalen. Goed debiteurenbeheer voorkomt dus dat klanten niet of niet op tijd betalen. Dat maakt het een snelle en effectieve manier om de financiële (liquiditeits)positie van een bedrijf te versterken. In deze wiki leest u over het belang van debiteurenbeheer, wat het u oplevert en hoe u een goed debiteurenproces opstelt.

Het belang van debiteurenbeheer

Bedrijven doen er alles aan om scherp in te kopen en met maximale winst te verkopen. Vervolgens verliezen ze door slecht debiteurenbeheer in de laatste fase van het verkoopproces (de betaling) alsnog geld. Meer dan de helft van de faillissementen ontstaat door slecht debiteurenbeheer - wat het belang ervan direct weergeeft. Debiteurenbeheer houdt ook veel meer in dan het aansporen van klanten om te betalen. Het gaat er mede over om de reden van het niet-betalen te achterhalen. Misschien is een dienst of product niet geleverd? Of staat er een administratieve fout op de factuur? Goed debiteurenbeheer is een totaalproces dat bestaat uit het: 

  • Vooraf bepalen van de kredietwaardigheid  van klanten
  • Regelmatig scannen en monitoren van klanten op kredietrisico’s 
  • Onderhouden van klantrelaties
  • Tijdig signaleren van achterstallige betalingen
  • Tijdig signaleren van klachten
  • Terugdringen van het totale openstaande saldo (DSO)
  • Voorkomen van afschrijvingen op debiteurtegoeden 

Wat levert het op?

Goed debiteurenbeheer levert een directe bijdrage aan de winst, omdat minder op debiteuren hoeft te worden afgeschreven. Daarnaast beschikt het bedrijf over een betere cashflow en beschikbare liquiditeit die kan worden gebruikt voor aankopen of investeringen. Bovendien draagt goed debiteurenbeheer bij aan een positief en professioneel bedrijfsimago.

Het opstellen van goed debiteurenbeheer

In principe bestaat het opstellen van gedegen debiteurenbeheer uit twee stappen. U bepaalt eerst uw strategie - en deze vult u vervolgens in met de daarbij passende procedures.

Stap 1. Bepaal de strategie 

  • Welke klanten accepteert u en onder welke voorwaarden?
  • Welke klanten monitort u?
  • En van welke neemt u afscheid - en wanneer?

Stap 2. Stel passende procedures op

  • Hoe ziet uw facturatieproces eruit?
  • Hoe ziet uw factuur eruit?
  • Wanneer doet u een telefonische aanmaning?
  • Wanneer volgt een schriftelijke aanmaning?
  • Hoe ziet de aanmaning eruit?
  • Wanneer schakelt u een incassobureau in?
  • Wanneer gaat u procederen?
  • En wat is daarin de rol van uw medewerkers? Kiest u voor outsourcing of eigen beheer?

Welke systemen heeft u hiervoor nodig?

Bedrijven werken met verschillende applicaties en systemen om risico’s te beperken en gegevens bij te houden. Deze kunnen u helpen bij het opzetten en inrichten van het debiteurenbeheer.

  • Acceptatiesysteem. Op basis van kredietinformatie wordt bepaald of een nieuwe klant geaccepteerd wordt. Dit kan handmatig of geautomatiseerd gebeuren. 
  • Monitoringsysteem. Dit systeem controleert de gehele portefeuille voor continu inzicht in bestaande klanten en leveranciers. Zeker bij ketenpartijen is het laatste belangrijk.
  • Facturatiesysteem. Facturen kunnen handmatig of geautomatiseerd worden verstuurd (eventueel als eFactuur) – waarop aanmaningen logisch moeten aansluiten. 
  • Boekhoudsysteem. Alle debiteuren en crediteuren worden hierin geboekt, wat de basis biedt voor inzicht in de cashflow en het debiteurenrisico. 
  • CRM-systeem. In het Customer Relationship Management (CRM) systeem staat informatie over afspraken, contacten en contracten met klanten. Ook klachten kunnen hierin worden verwerkt, voor beter inzicht in de achtergrond van niet-betalingen.

Het automatiseren van debiteurenbeheer

Met het automatiseren van debiteurenbeheer kunnen alle hiervoor genoemde systemen aan elkaar worden gekoppeld. Dit leidt tot een efficiëntere workflow, maar ook tot beter inzicht doordat cashflow- en klantrapportages eenvoudig kunnen worden gegenereerd. Door kredietinformatie automatisch te koppelen, wordt het percentage niet-betalende nieuwe klanten verlaagd. En door incasso´s automatisch in het proces te integreren, wordt ook het percentage niet-betalende bestaande klanten verminderd. Klik hier  voor meer informatie.

Download het handboek voor de moderne credit manager

De rol van credit management verandert. Zo dient hij ervoor te zorgen dat het debiteurenbeheer, het marketingbeleid en de verkoop elkaar versterken en zeker niet tegenwerken en groeit credit management van reactief naar proactief, wordt winstoptimalisatie steeds belangrijker en heeft (big) data steeds meer invloed op de werkprocessen. Hoe past u deze trends succesvol toe? Dit handboek helpt u op weg naar modern credit management.

                                                   C190NL_Handboek-Voor-De-Moderne-Credit-Manager.png 

Leer hoe u een effectieve en vooruitstrevende afdeling creeërt 

Meld u aan voor de nieuwsbrief