Wiki

Incassobureau

Alles over de rechten, kosten en procedures van incassobureaus

Een incassobureau associeerde men vroeger (vaak terecht) met ‘bruten en tirannen’, die een loopje namen met de wetgeving. Mannen die met de megafoon voor het pand van de debiteur stampij maakten, de gepensioneerde militair of bodybuilder die met een dreigend uiterlijk de ‘wanbetaler’ kwam imponeren… Er is  - gelukkig - op dat vlak een hoop veranderd. Toch zijn er nog voldoende vragen over wat een incassobureau nu precies doet, wat de rechten van een incassobureau zijn, wanneer het slim is om een incassobureau in te schakelen en hoe u goede van slechte incassobureaus kunt onderscheiden. In deze wiki leest u alles over incassobureaus.

Wat doet een incassobureau?

Een incassobureau is een commerciële onderneming, die openstaande vorderingen int in opdracht van haar klanten. Daarmee vormt een incassobureau als het ware een verlengstuk van uw eigen financiële en/of commerciële afdeling. Wanneer uw bedrijf zelf niet in staat is een betaling af te dwingen, kunt u de hulp inroepen van een incassobureau.

Zowel voor dossiers van consumenten (B2C), bedrijven (B2B) als de overheid kunt u een incassobureau aan het werk zetten. Wel gelden ten aanzien van consumenten strengere regels.

Waarom een incassobureau inschakelen?

Wanneer uw klant ondanks herhaalde pogingen niet betaalt, zijn er verschillende externe partners die u kunt inschakelen. Zo kunt u:

  • uw klant dagvaarden via een advocaat;
  • uw klant aanmanen via een gerechtsdeurwaarder;
  • een factuur uit handen geven aan een incassobureau.

Een incassobureau zal – buiten het gerecht om – proberen tot een zogenaamde minnelijke oplossing te komen. Minnelijke incasso staat, in tegenstelling tot juridische incasso, voor het innen van vorderingen zonder juridische procedure.

Hoewel een incassobureau in feite dezelfde acties onderneemt als een bedrijf zelf, zal een incassobureau vaak toch beter incasseren. Een belangrijke reden hiervoor is de psychologische impact van de tussenkomst van een derde partij. Het spreekwoord zegt dat ‘vreemde ogen dwingen’ en dat geldt nog altijd in de wereld van de incassobureaus. Daarbij komt dat incassobureaus getrainde professionals in dienst hebben. Bovendien werken gerenommeerde incassobureaus samen met bedrijfsinformatieleveranciers. Dat biedt meteen twee bijkomende voordelen:

  • Deze kantoren kennen de financiële situatie van uw debiteur. Deze informatie is belangrijk voor de aanpak van uw dossier.
  • Debiteuren zijn sneller geneigd te betalen om negatieve registratie in de databank te voorkomen. Dit heeft immers impact op hun kredietwaardigheid.

Voordelen van een incassobureau

Maatwerk

Het grote voordeel van een samenwerking met een incassobureau - zeker in vergelijking met de procedure tot dagvaarding - is dat u als opdrachtgever invloed kunt uitoefenen op de werkwijze. U kunt zelf beslissen hoe uw klant wordt benaderd. Verkiest u telefonisch contact boven geschreven aanmaningen, wilt u lever een strenge of juist een vriendelijke benadering… De juiste aanpak beslist u in overleg.

Klantvriendelijkheid

Het lastige aan laat betaalde facturen is dat u wel uw geld wilt zien, maar vaak niet de klantrelatie wilt verslechten. Een incassobureau is een neutrale partij, waardoor uw relatie buiten schot blijft. Bovendien is de opvolging minnelijk van aard, waardoor er geen gerecht aan te pas komt. Dit zorgt ervoor dat de commerciële relatie over het algemeen goed blijft.

Expertise

Bij de meer gerenommeerde bureaus werken alleen getrainde professionals, die weten hoe ze een moeilijk incassogesprek moeten aangaan. Ze weten kalm te blijven, ook als het gaat om lastige wanbetalers en weten hen te overtuigen om toch de factuur te betalen.

Snelheid

Bij B2B-dossiers heeft een incassobureau zelf in de hand hoe vaak er acties ondernomen worden. Er zijn geen wettelijke regels of procedures, waardoor een incassobureau flink de druk kan opvoeren als dit nodig is. Dit leidt ertoe dat dossiers vaak snel worden opgelost.

Volharding

Goed en efficiënt incasseren heeft alles te maken met de druk opvoeren en met discipline. Dit betekent: regelmatig bellen, kort op de bal spelen, blijven volhouden. Een incassokantoor verdient vaak pas haar geld als het daadwerkelijk incasseert. Vaak zijn de lonen ook gekoppeld aan een commissie bij een betaalde factuur. Dit geeft u de garantie dat incassobureaus gedreven zijn om het geld voor u te incasseren.

Tijdswinst

Vaak heeft een bedrijf zelf geen tijd om dagelijks met debiteuren te schakelen. U kunt ervoor kiezen om meerdere dossiers uit handen te geven, waardoor u hier zelf geen omkijken meer naar heeft.

Goedkoop

De meeste incassobureaus werken volgens het ‘no cure no pay’-principe. Als de debiteur niet betaalt, dan kost het de opdrachtgever niets. Bij inning van de factuur is er een vooraf afgesproken percentage op het geïncasseerde bedrag verschuldigd. Deze incassokosten kunnen ook op de debiteur verhaald worden. Dit ‘no cure no pay’-principe geldt vaak wel alleen bij de minnelijk procedure (aanmaningen). Zodra een incassobureau het dossier overdraagt aan een deurwaarder of gerechtelijke procedure, kunnen er wel bijkomende kosten zijn.

Daarnaast kunnen incassobureaus ook aangesloten zijn bij een incassocoöperatie. Door de krachten te bundelen, kunnen incassodiensten ook voor kleinere bedrijven en eenmanszaken financieel aantrekkelijk zijn.    

Wanneer geeft u een factuur uit handen?

Het advies is om niet te lang te wachten voor u een dossier overhandigt aan een derde partij. Of u nu met een advocaat, een deurwaarder of een incassobureau samenwerkt, u hebt er alle belang bij om snel te schakelen. Hoe ouder de factuur is, hoe kleiner de kans op betaling. Daarbij komt dat een te laat betaalde factuur u op termijn geld kost.

Wij adviseren een maximum van twee maanden na de vervaldag. Uw bedrijf heeft zelf 60 dagen de kans gehad om de factuur te innen. Als dat niet voldoende is, dan is escalatie nodig.

Vooral in de B2B-sector of als u zakendoet met de overheid is een incassobureau erg nuttig. De betere incassobureaus zijn gelinkt aan bedrijfsinformatiespecialisten en dat is voor een debiteur een goede reden om snel te betalen. Wanneer een debiteur niet betaalt, heeft dit namelijk een negatief effect op de credit rating en de algehele kredietwaardigheid van de debiteur. Dit zorgt ervoor dat andere bedrijven ook minder snel zaken zullen doen met het bedrijf in kwestie. Een extra pressiemiddel dus bij de onderhandelingen.

In de B2C-markt gelden er strengere verplichten voor incassokantoren. Ook zijn veel consumenten bewust van het feit dat een incassobureau geen wettelijke macht heeft, waardoor de druk minder hoog is.

Hoe verloopt de incassoprocedure?

De incassoprocedure is op te delen in twee fases. De eerste fase is de buitengerechtelijke of minnelijke incassoprocedure. Hierbij gaat het enkel om het incasseren van vorderingen, zonder tussenkomen van de rechter. Wanneer de factuur dan nog steeds niet betaald wordt, kan men overgaan naar de tweede fase: de juridische incassoprocedure.

Minnelijke incassoprocedure

Een incassobureau gebruikt alle mogelijke vormen en middelen van aanmanen. U kunt denken aan:

  • Schriftelijke aanmaning per post
  • Schriftelijke aanmaning per e-mail
  • Aanmaning per sms
  • Telefonisch incasseren
  • Bezoeken

Het meeste resultaat wordt echter nog altijd behaald met de telefoon. Een één op één gesprek (telefonisch of face-to-face) heeft psychologisch de meeste invloed op de debiteur. Sommige incassokantoren hebben ook medewerkers in de buitendienst om de schuldenaar te bezoeken, maar dit wordt steeds minder gedaan omdat de veiligheid niet kan worden gegarandeerd. Bovendien gelden hiervoor ook strenge (privacy-)regels.

Juridische incassoprocedure

Is uw vordering in de minnelijke fase nog niet betaald? Dan kunt u een juridisch traject starten. Dit begint met het opstellen van een dagvaarding, waarbij de debiteur wordt verzocht op een bepaalde datum voor de rechter te verschijnen. De debiteur kan schriftelijk aan de rechter laten weten waarom hij/zij van mening is dat de vordering niet betaald hoeft te worden. Dit heet conclusie van antwoord. De rechter beoordeelt dan of hij een zitting nodig acht. De schuldeiser heeft vervolgens de kans om te reageren met een conclusie van Repliek en de gedaagde door middel van een conclusie van Dupliek. In de meeste gevallen worden zaken hiermee opgelost. Reageert de debiteur echter niet, dan kan de rechter de debiteur op verstek veroordelen. Als de debiteur na het vonnis van de rechter alsnog weigert te betalen, dan volgt dwangbetaling door beslaglegging of executie. Lees meer informatie over de incassoprocedure.

Wat zijn de kosten van een incassobureau?

Door het ‘no cure no pay’-principe is een incassobureau gratis wanneer er niets wordt geïnd. Voor buitenlandse debiteuren wordt er meestal een administratiekost in rekening gebracht, welke vooraf worden gecommuniceerd.

Bij inning rekent het kantoor een commissiepercentage. Dit percentage is vaak afhankelijk van de grootte van het geïncasseerde bedrag en soms ook van de ouderdom van de factuur.

Sommige incassokantoren keren de volledige hoofdsom van de factuur uit en behouden alleen de extra incassokosten die in rekening zijn gebracht bij de schuldenaar.

Hoe dient u dossiers in?

De meeste kantoren hebben een eenvoudig online registratiesysteem. Alle benodigde gegevens over de debiteur en de factuur kunnen elektronisch worden aangeleverd. Daarnaast is het raadzaam ook alle kopieën van facturen, aanmaningen of schriftelijke reacties bij te voegen. Dit voorkomt tijdverlies. Bij de meeste kantoren kunt u ook de opvolging en de stand van zaken in het dossier online bekijken. Zo beschikt u altijd over de meest actuele informatie.

Behandelt een incassobureau ook buitenlandse debiteuren?

Bepaalde incassokantoren kunt u ook inschakelen voor internationale vorderingen en worden vaak verkozen boven dagvaarding. U kunt dan wel het beste kiezen voor een kantoor dat ook vanuit het betreffende land werkt, of banden heeft met internationale incassokantoren. Zij zijn beter vertrouwd met de wetten en gebruiken in hun land. De kostprijs ligt doorgaans wel iets hoger en bestaat uit administratiekosten en commissie bij inning.

Download het handboek voor de moderne credit manager

De rol van credit management verandert. Zo groeit credit management van reactief naar proactief, wordt winstoptimalisatie steeds belangrijker en heeft (big) data steeds meer invloed op de werkprocessen. Hoe past u deze trends succesvol toe? Dit handboek helpt u op weg naar modern credit management.

                                                         Incassobureau; Minnelijke fase 

Creëer met behulp van het handboek een effectieve en vooruitstrevende afdeling

Meld je aan voor de nieuwsbrief