Wiki

Klantacceptatie

Accepteert u een klant of niet?

Goede klanten moet u verdienen. Elke dag. Niemand koopt bij u vanwege uw blauwe ogen. De klant verwacht dat u hem meerwaarde levert. En daar horen inspanningen bij. 

U kunt het ook omkeren. Goede klanten zorgen dat u verdient. Dankzij goede klanten blijft uw bedrijf bestaan, niet met eenmalige passanten die uit zijn op een koopje of met mooipraters die achteraf hun rekeningen niet of met veel moeite betalen.

Wat is klantacceptatie?

Accepteert u een klant of niet? Daar gaat het om bij klantacceptatie. Het houdt in dat u intern goed weet welke klanten bij uw bedrijf passen. Niet alleen de klant kiest zijn leverancier. Ook u als leverancier kiest uw klanten.

Bedrijven moeten niet alleen aandacht hebben voor een zo hoog mogelijke omzet. Het komt er vooral op op de werving van goede klanten aan. Om u bij de selectie te helpen, kunt u een beroep doen op uw informatieleverancier.

Waarom is een goede klantacceptatie belangrijk

Stel dat een of meerdere klanten een factuur van 10.000 euro niet betalen. Als u een marge haalt van 5%, dan moet u al meteen 200.000 euro extra omzet halen om dit te kunnen compenseren. En dat stijgt naarmate uw marge kleiner wordt. Bedraagt uw marge maar 2%, dan moet u al voor 500.000 euro extra verkopen.

Bovendien stopt het daar niet. Het opvolgen van wanbetalers vraagt veel meer tijd dan het opvolgen van correcte afnemers. Kunt u dat vermijden, dan kunt u meer tijd maken voor het werven van nieuwe klanten.

Gaat het om een grote wanbetaling, dan kan die u bovendien zelf in de problemen brengen. Als u geen geld ontvangt van uw klanten, moet u andere middelen zoeken om uw leveranciers te betalen. U verleent dan ook alleen maar betalingsuitstel aan wie dat waard is.

Hoe pikt u goede klanten eruit?

Een belangrijke bron van informatie is de jaarrekening van het bedrijf waarmee u zaken wilt doen. Daaruit kunt u afleiden of de onderneming financieel gezond is of niet. Het nadeel hiervan is dat het beeld al snel een halfjaar of meer oud is op het moment dat het publiek beschikbaar is. 

De jaarrekening kunt u aanvullen met een kredietrapport, waarbij u de situatie bij uw doelbedrijf kunt vergelijken met die van de sector waarin het bedrijf opereert. Bovendien krijgt u een kredietscore. Deze geeft een indicatie van de waarschijnlijkheid waarmee u effectief zal worden betaald. En u krijgt zicht op de bedrijfsleiding. Zijn ze nog in andere bedrijven actief? Waren ze eerder betrokken bij een faillissement?

De gegevens zijn zowel beschikbaar voor binnenlandse doelbedrijven als voor ondernemingen uit het buitenland. Hiervoor investeerde Graydon bijvoorbeeld in het Giant-netwerk, dat zijn klanten buitenlandse handelsrapporten bezorgt die gelijk van aard zijn aan wat elke aangesloten partner verspreidt op de lokale markt.

Welke valkuilen moet ik vermijden?

Let op met de interpretatie van kredietrapporten. Hoge leveranciersschulden bij een doelbedrijf kan op uiteenlopende oorzaken wijzen. Enerzijds kan het zijn dat een klant veel krediet geniet bij zijn leveranciers en dat hij lange betalingstermijnen kon onderhandelen. Anderzijds kunnen dezelfde cijfers erop wijzen dat het doelbedrijf niet wil of kan betalen.

U vult de jaarrekening van het bedrijf dan ook voor het beste resultaat aan met een overzicht van de betaalevolutie van uw doelbedrijf. Betaalt het stipt of steevast te laat? Is er verbetering te bespeuren of verslechtert de moraal?

Welke 8 stappen volgen bij het accepteren van klanten?

Commerciële mensen willen uiteraard zoveel mogelijk verkopen. Probeer ze toch even in toom te houden. Voordat ze op pad gaan om potentiële klanten te bezoeken, is het handig om uw vertegenwoordigers de financiële informatie te geven over de betrokken partij. Hierbij kunt u meteen aangeven hoe ver ze mogen gaan met hun offertes. Of omgekeerd: ze kunnen hier van het toekennen van een betalingsuitstel een extra argument maken.

Wordt u zelf benaderd door een potentiële klant, dan kunt u bij het ontvangen van de offerteaanvraag een pauzemoment invoeren om de kredietwaardigheid van de klant na te trekken. Want het al dan niet toekennen van betalingsuitstel maakt deel uit van het aanbod.

  1. Stel criteria op waarmee u klanten beoordeelt en selecteert. Zoekt u de klanten die u wenst op basis van financiële criteria? Op basis van type bedrijf? Sector, grootte, bedrijfsleider,... Zorg ervoor dat intern iedereen volgens deze criteria werkt.
  2. Licht prospecten door volgens uw criteria. Stel in een gesprek voldoende gerichte vragen om informatie te verkrijgen waarop u uw oordeel kunt baseren. Check de kredietwaardigheid, de financiële situatie en de mensen waarmee u een contract zal afsluiten.
  3. Beslis of laat uw systeem beslissen of u met iemand zaken doet of niet.
  4. Bespreek klanten waarover u twijfelt met collega’s van andere diensten.
  5. Geef alle informatie aan uw vertegenwoordiger, voordat die bij de prospect of klant binnenstapt.
  6. Behandel niet alle klanten hetzelfde.
  7. Doe uw voorstel en wijk niet af van uw algemene voorwaarden.
  8. Accepteer de klant wanneer hij aan uw voorwaarden klant wil zijn.

Het klantacceptatieproces zit er hiermee op. Wel mag de aandacht niet verslappen na het eerste onderzoek. Het blijven monitoren van uw klanten is belangrijk. Wie vandaag een goede klant is, kan morgen een betalingsrisico vormen. Hiervoor biedt automatisering een oplossing.

Hoe kunt u de klantacceptatie automatiseren?

Voor bedrijven met veel klanten zal het wellicht onmogelijk zijn om alles met de hand bij te houden. Automatiseren biedt dan een oplossing. Via het koppelen van eigen informatie in uw CRM aan gegevens die Graydon online aanlevert, kunt u meteen een score berekenen die de kredietwaardigheid van de potentiële klant aangeeft.

Door het automatiseren kan wellicht het gros van de zaken worden opgevangen. Op die manier blijft er meer tijd over om de twijfelgevallen te onderzoeken. Lees hiervoor zeker alles over monitoring.

Hoe betrouwbaar zijn jonge bedrijven als klant?

Het werken op basis van kredietrapporten is het meest relevant voor potentiële klanten met een voldoende groot track record. Voor nieuwe ondernemingen die nog geen bewezen cijfers hebben, is dat moeilijker. Het kan echter handig zijn om tijdig leverancier te worden van een jong bedrijf om zo concurrenten voor te zijn. 

Let daarbij wel op met een onevenwicht in uw klantenportefeuille. Want jonge bedrijven gaan sneller over de kop dan gevestigde ondernemingen, leert de ervaring. Hou deze groep dan ook beperkt in uw totale klantenbasis.

Voor jonge dochterbedrijven van een internationale groep geldt dan weer dat u in contracten de waarborg van de moedermaatschappij kunt vragen.

Download het handboek voor de moderne credit manager

De rol van credit management verandert. Zo groeit credit management van reactief naar proactief, wordt winstoptimalisatie steeds belangrijker en heeft (big) data steeds meer invloed op de werkprocessen. Hoe weet u welke klant u wel en welke u beter niet kunt accepteren? Dit handboek helpt u op weg naar modern credit management.

                                                   C190NL_Handboek-Voor-De-Moderne-Credit-Manager.png

Download hier uw handboek en leer nog meer over klantacceptatie

Meld u aan voor de nieuwsbrief