Wiki

Leveranciersmanagement

Alles over leveranciersmanagement op 1 pagina!

Voor een soepele bedrijfsvoering en tevreden klanten zijn organisaties sterk afhankelijk van hun leveranciers. Leveranciers hebben namelijk veel invloed op de (productie)kosten en levertijden. Ook kan een leverancier met een slechte reputatie of bij belangenverstrengeling zorgen voor negatieve publiciteit. Daarom is goed leveranciersmanagement, gedurende de verschillende fases van inkoop, cruciaal voor bedrijven om organisatiedoelen te behalen en te kunnen groeien. In deze wiki over leveranciersmanagement komen de belangrijkste onderdelen aan bod. 

Leveranciersmanagement definitie

Wat is leveranciersmanagement precies? De officiële definitie van leveranciersmanagement volgens Nevi, vereniging voor inkoopprofessionals, luidt:

“Het managen, beheersen van de relatie met leveranciers en ook de afspraken met en prestaties van de leveranciers in termen van omvang, kwaliteit en kosten.”

Met leveranciersmanagement bepalen organisaties welke leveranciers het meest geschikt zijn, wat de rollen en verantwoordelijkheden zijn en hoe zit dit zo strak mogelijk kunnen managen. Leveranciersmanagement moet bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen van de organisatie.

Waarom leveranciersmanagement?

Voldoen leveranciers niet aan de verwachtingen? Dan leidt dit vaak tot extra kosten, verstoringen van het bedrijfsproces en zelfs een verminderde prestatie richting de klant. Ook kan een dubieuze leverancier, of een leverancier met belangenverstrengeling, leiden tot erge imagoschade.

Stel dat een ziekenhuis niet op tijd de broodnodige medisch apparatuur aangeleverd krijgt, dan heeft dat grote gevolgen voor de patiënt en kan bovendien zorgen voor reputatieschade. Maar ook een leverancier van halffabrikaten heeft veel invloed op de levertijd en de productiekosten van het uiteindelijke product.

Zo hebben leveranciers een direct aandeel in de uiteindelijke prestaties. Leveranciers hebben in een notendop invloed op:

  • De (productie)kosten
  • De levertijden en gemaakte afspraken
  • Het imago
  • MVO en duurzaamheid
  • Kwaliteit van het product of de dienst
  • Klanttevredenheid

Verschil leveranciersmanagement en contractmanagement

Leveranciersmanagement wordt in een adem genoemd met vendor management, supplier management, en contractmanagement. Allemaal termen die te maken hebben met inkoop. Maar wat is nu het verschil? Vendor management en supplier management zijn andere woorden voor leveranciersmanagement en betekenen in feite hetzelfde. Contractmanagement en leveranciersmanagement overlappen elkaar, maar leveranciersmanagement is meer omvattend dan contractmanagement

Verschil contractmanagement en leveranciersmanagement
Leveranciersmanagement gaat over het vaststellen, inrichten, onderhouden en monitoren van de (juiste) leveranciersrelaties. Vanuit de doelen van een organisatie wordt gekeken aan welke leveranciers behoefte is en onder welke voorwaarden. Leveranciersmanagement is dus overkoepelend aan het gehele proces van inkoop tot aan de evaluatie en beëindiging van contracten.

Contractmanagement is een onderdeel van dit proces. Het doel van contractmanagement is het realiseren van de contractdoelstellingen. Op basis van input van, bijvoorbeeld, een leveranciersmanager worden getekende contracten en wijzigingen hierop vastgelegd, beheerd en bewaakt.

Leveranciersmanagers en contractmanagers hebben bij grotere organisaties dan ook een andere functie.

Leveranciersmanagement voor non-profit en for-profit

Leveranciersmanagement is een hot topic in zowel de for-profit als de non-profit sector. Wel zijn er verschillen in hoe zij hun leveranciersmanagement inrichten.

Een organisatie zoals de gemeente, een woningcorporatie, of een zorginstelling, ligt nu eenmaal sneller onder een vergrootglas wanneer zij zakendoen met een dubieuze leverancier. Ook mag er geen sprake zijn van (politieke) belangenverstrengeling. Een schoolvoorbeeld hiervan is de affaire rondom Ijsselmeerziekenhuizen. Hierbij kwam de bestuurder van het ziekenhuis, Loek de Winter, in opspraak omdat hij een belang had in een leverancier van het ziekenhuis: CCN. Bij non-profit organisaties is het voorkomen van imagoschade dus erg belangrijk.

Een ander belangrijk verschil is dat non-profit organisaties, zoals gemeenten, niet zomaar afscheid mogen nemen van leveranciers. Ongeacht de financiële situatie van de leverancier. For-profit organisaties mogen dit wel. Dit heeft veel impact op de manier waarop leveranciersmanagement wordt ingericht. En hoewel een for-profit organisatie ook bezig is met het beperken van negatieve publiciteit, ligt de nadruk nog meer op kostenbeheersing en groeidoelstellingen.

Leveranciersmanagement modellen

Modellen geven organisaties een handvatten om leveranciersmanagement nog effectiever in te richten.

Door de tijd heen zijn er veel leveranciers- of inkoopmodellen ontwikkeld. Dit toont aan dat inkopen als een belangrijke factor wordt gezien op het succes van een organisatie. De meest gebruikte modellen zijn de Kraljic matrix en de Dupont-analyse.

Dupont-analyse
Het oudste model om de inkoopprestatie in kaart te brengen is het bijna 100 jaar oude Dupont-model. Maar hoe oud ook, het is nog steeds een goede manier om de invloed van inkoopbesparingen op de rentabiliteit van een organisatie te meten. Met een simpele rekensom illustreert de Dupont-analyse wat het effect is van de inkoopprijs (en het verlagen ervan) op de uiteindelijke winst.

Matrix van Kraljic
De matrix van Kraljic helpt bij het indelen van leveranciers op basis van het inkooprisico en de impact op het bedrijfsresultaat. Met deze indeling weten inkoopmanagers beter hoe ze de risico’s moeten managen, wat voor relatie ze moeten opbouwen en wat voor afspraken ze moeten maken. 

Leveranciersmanagement implementeren: stappenplan

Leveranciersmanagement implementeren verloopt bij elke organisatie anders. Toch zijn er een aantal belangrijke stappen voor alle organisaties om leveranciersmanagement goed en strategisch te implementeren. 

Stap 1: Rollen en verantwoordelijkheden
Maak mensen binnen de organisatie verantwoordelijk voor leveranciers- of contractmanagement. Zonder eindverantwoordelijkheid wordt inkoopvoordeel onvoldoende benut en risico's niet gemanaged. 

Stap 2: Indelen van leveranciers
Deel leveranciers in op basis van invloed op de bedrijfsprestaties en het financiële risico. Modellen als Kraljic en Dupont helpen u om uw strategie per leveranciersgroep te bepalen. 

Stap 3: Gezondheid van uw portfolio
Analyseer hoe gezond uw huidige portfolio is en hoeveel risico u loopt. Heeft u leveranciers in uw portfolio die er slecht voorstaan met een grote opdrachtwaarde? Hoe belangrijk zijn zij voor uw bedrijfsprestaties? Tijdens deze stap deelt u leveranciers in op basis van hun gezondheid. 

Stap 4: Afspraken en contracten aanscherpen
Overlappen leveranciers elkaar? Kunt u ergens inkoopvoordeel behalen? Hoe goed komen leveranciers hun afspraken na? Tijdens deze stap kijkt u naar de waarde van uw afspraken en hoe leveranciers deze afspraken nakomen. Geef desnoods een rapportcijfer per leverancier voor meer inzicht.

Stap 5: Standaard ratingproces en selectievoorwaarden
Overheidsinstanties zijn verplicht om leveranciers te selecteren en beoordelen volgens vaste ratingsprocedures. Maar niet alleen overheidsinstanties zijn hierbij gebaat. Wanneer u dit standaardiseert, wordt het werk transparanter, sneller en eenduidiger. Denk aan scores voor de impact op uw bedrijfsprestaties, het imagorisico, de kredietwaardigheid, de betrouwbaarheid van bestuurders, naleving van afspraken, enzovoorts. 

Stap 6: Implementeren in de organisatie
Nu duidelijk is welke leveranciers veel aandacht nodig hebben, welke vervangen moeten worden en welke risico’s vormen, moet u dit vertalen naar frequentie van contactmomenten, contracten, systemen en mensen. 

Meer informatie over onze leveranciersanalyse?

Wilt u meer informatie over leveranciersmanagement? Download dan ook onze infographic en bekijk ons blog. Wenst u nog beter inzicht in de kansen en risico's binnen uw leveranciersportefeuille? Dan is onze leveranciersanalyse iets voor uw organisatie. U krijgt onder andere inzicht in:

  • welke leveranciers een risico vormen;
  • hoe uw leveranciers presteren ten opzichte van de markt;
  • wat het groeipotentieel van leveranciers is voor de toekomst.

Dit soort inzichten geven u handvatten om beter in te springen op kansen en risico's. Neem contact op met onze specialisten John Swaab of Roberto Tessaro. Zij hebben o.a. veel ervaring met leveranciersmanagement voor goede doelen organisaties, woningcorporaties, zorginstellingen en groothandels. 

Meld je aan voor de nieuwsbrief