In 6 stappen naar meer geld

Voor veel bedrijven is werkkapitaal terecht een aandachtspunt. Meer kapitaal om mee te werken betekent dat u bijvoorbeeld kunt investeren in nieuwe projecten. Maar u staat ook sterker mocht één van uw klanten failliet gaan en u heeft een buffer om moeilijke periodes te overbruggen. Als bedrijf kunt u een hoop zelf doen om uw werkkapitaal op peil te houden en te verbeteren. Daarom in dit blog de 6 stappen naar meer geld.

Oorzaken van een laag werkkapitaal

Laten we eerst even kijken naar de oorzaken die aan de basis liggen van een laag werkkapitaal. Dit zijn de belangrijkste vier:

1. De verkoop stagneert.
2. Voorraden slapen en groeien onnodig verder.
3. Leveranciers eisen snellere betaling.
4. Debiteuren betalen laat.

Dit laatste punt, de debiteurenpost, vormt traditioneel een van de grootste activa van een onderneming. Bedrijven spelen te vaak bank voor klanten die te laat betalen. Bovendien gaan ze ook nog té slordig om met dit gegeven. Daarom is het aan te raden om een formeel kredietbeleid te voeren waarbij algemene regels gelden. Goed kredietbeleid zal in ieder geval een positieve impact hebben op de financiële gezondheid van uw bedrijf en uw werkkapitaal.

Stap 1. Analyseer de beginsituatie

U kunt alleen verbeteren wanneer u ook weet hoe uw organisatie er vandaag voor staat. Met deze 10 vragen brengt u de huidige situatie van uw onderneming in kaart:

1. Hoeveel klanten hebben we?
2. Wat is het gemiddelde factuurbedrag? Per maand en per jaar?
3. Zijn onze klanten overheden, consumenten of bedrijven en in welke sector bevinden ze zich?
4. Hoe lang kopen klanten al bij ons (loyaal – nieuw)?
5. Welke kredietvoorwaarden hanteren we nu?
6. Wat is het percentage klanten dat correct betaalt?
7. Hoeveel bedraagt de gemiddelde DSO (Days Sales Outstanding)?
8. Welke argumenten gebruiken klanten om niet te betalen?
9. Wat is het gemiddeld openstaande bedrag en hoeveel vorderingen moeten we elk jaar afschrijven?
10. Hoe scoren mijn collega’s/concurrenten op deze punten?

Al deze gegevens heeft u nodig om een accuraat beleid in te voeren. Roep de hulp in van andere afdelingen om een zo volledig mogelijk beeld te krijgen.

• Uw juridische collega kan u bijvoorbeeld wijzen op de wettelijke verschillen tussen de aanpak van consumenten en bedrijven/overheden.
• Vergelijk uw onderneming ook met andere bedrijven. Een benchmark helpt hier om realistisch te werk te gaan. Als er in uw branche een gemiddeld betaalgedrag is van 89 dagen, dan is het niet realistisch om te streven naar een DSO van 30 dagen.

Stap 2. Stel een cijfermatig doel

Begin met de formulering van een algemeen mission statement. Wat wilt u bereiken met uw kredietbeleid? Ga voor een doel dat de gezondheid van uw bedrijf ten goede komt. Onderbouw de keuze en het doel samen met een financieel specialist.

Dit algemene statement vormt de basis voor specifieke doelen. Bijvoorbeeld:

• Verminder de DSO met 10%.
• Verminder afschrijvingen met 25%.
• Verhoog het aantal correct betalende klanten met 10%.

Stap 3. Stel een sterk team samen

Werken aan een goed kredietbeleid is teamwork. Elke afdeling dient haar rol serieus te nemen om de cashpositie van het bedrijf te verbeteren. Zo geeft sales beter prioriteit aan marge dan aan omzet, rolt marketing activiteiten uit die return on investment opleveren en behandelt de klantendienst klachten onmiddellijk.

Hou er ook rekening mee dat de debiteurenopvolging een arbeidsintensief gegeven is. Dit vraagt tijd, middelen en mensen. Onderzoeken tonen aan dat u door een goede automatisering van het proces 10 tot 20% kunt besparen.

U heeft mensen nodig voor verschillende taken:

1. Kredietlimieten bepalen
2. Kredietlimieten en -voorwaarden aanpassen aan de situatie
3. Bestellingen en klanten blokkeren
4. Incassoactiviteiten
5. Klachtenbehandeling
6. Onderhandelingen over betaaltermijnen

Bespaar niet op medewerkers, want vorderingen zijn een belangrijk onderdeel van het werkkapitaal. Betrek ook het salesteam bij het kredietbeleid, want een product of een dienst is pas verkocht als er ook betaald is.

Stap 4. Bepaal de kredietprocedure

In een ideale wereld is de kredietprocedure verschillend voor elk type klant. Gezonde klanten krijgen meer mogelijkheden; risicovolle klanten worden strakker gehouden.

Hoe verbetert u uw kredietprocedure?

• Bel, schrijf en bezoek de debiteur als dat nodig is.
• Gebruik templates voor brieven en e-mails.
• Geef uw collectors een basisscript, maar zorg ervoor dat ze ook daarbuiten kunnen onderhandelen.
• Ontwikkel een procedure voor klachten.
• Houd volgende incassoprincipes in het achterhoofd: volharding, geloofwaardigheid, escalatie en volledigheid.

Stap 5. Voer het krediet- en incassosysteem in

Nu het doel en de procedure staan, wacht er nog een belangrijke stap. Om uw systeem toe te passen, zult u linken moeten leggen tussen bestaande IT-systemen of nieuwe systemen moeten aankopen.

Investeer in een goed en gebruiksvriendelijk CRM-systeem waarin ook het incassogebeuren zijn plaats krijgt. Zet dit systeem centraal. Niet omwille van het systeem, maar omdat het bijdraagt aan het doel van het bedrijf. Zorg er zeker voor dat er een link is tussen de sales- en debiteurendatabank. Zo kan de verkoper meteen zien hoe zijn klant betaalt.

Vergeet ten slotte niet de medewerkers van andere betrokken afdelingen op te leiden. Ook zij moeten overtuigd zijn van het nut en het belang van de nieuwe aanpak. Alleen als iedereen meewerkt, zal de verbetering van werkkapitaal significant zijn.

Want stel dat sales vasthoudt aan klanten die te laat betalen, dan zijn alle goede bedoelingen voor niets geweest.

Stap 6. Verbeter voortdurend

Na een paar maanden is het tijd om eventuele verbetering te meten. Hoe scoort u nu op de vragen in stap 1? Vergelijk de nieuwe gegevens met uw beginsituatie. Is uw kredietsituatie en uw werkkapitaal er werkelijk op vooruitgegaan?

Geef hierbij ook de andere afdelingen de erkenning die ze verdienen door te communiceren over de verbeteringen. Betrek iedereen en bedank hen voor hun inspanningen.
Uw proces loopt nu gesmeerd. Is het dan tijd om achterover te leunen? Nee. Nieuwe producten en nieuwe markten dwingen u vaak om te veranderen of bij te sturen. Iets wat vandaag goed werkt, doet dat morgen misschien niet meer. Analyseer, anticipeer en verander indien nodig.