Artikel
Geschreven door Roland Hoff
Posted on 09-02-2015

Een voorbeeldaanmaning anno 2015

783 keer gelezen

Betaalt u uw rekeningen altijd op tijd? Ik niet. De eerlijkheid gebiedt me te melden dat de reden soms een lichtelijke vorm van liquiditeitskrapte is, maar veel vaker gaat het om nieuwsgierigheid. Noem het een beroepsafwijking, maar ik vind het interessant om te zien hoe bedrijven omgaan met debiteuren die hun betalingstermijn overschrijden. Vaak rolt hier een goed, of slecht voorbeeld van een aanmaning uit.

In de meeste gevallen zijn de trajecten die volgen redelijk voorspelbaar en getuigen zelfs in 2015 van weinig creativiteit. Tijd voor de financieel manager of ondernemer om deze trajecten weer eens kritisch tegen het licht te houden.

Levert u maatwerk?

Het ontvangen van een aanmaning geeft mensen geen fijn gevoel. Men wordt immers aangesproken op wangedrag! In veel brieven wordt dit gevoel echter te weinig bewust gebruikt. Aanmaningsbrieven zijn meestal onderdeel van een geautomatiseerd proces waarin nauwelijks rekening wordt gehouden met het individu of bedrijf waar men deze brief naartoe stuurt. Structurele wanbetalers krijgen elke keer weer dezelfde eerste aanmaning. Dat maakt geen indruk. Het is hetzelfde als kinderen die iets fout doen, wel dreiging krijgen van hun ouders, maar niet worden berispt. 
 
Of denk eens aan een omgekeerd voorbeeld: Waarschijnlijk kent u ze wel, matrixborden die aangeven hoe hard u rijdt. Meer confronterend dan een gewoon verkeersbord. Je hebt ze ook in combinatie met het nummerbord van uw auto. 
 ‘11-ZZZ-1 u rijdt te hard!’ Ik moet zeggen dat ik de eerste keer dat ik dat zag meteen gas terug nam. Dat werkt.

Tip: spreek de klant persoonlijk aan een betrek relevante zaken in uw correspondentie. 

Een voorbeeldaanmaning

Om u op weg te helpen met het schrijven van een effectieve aanmaning vindt u hieronder een voorbeeldanmaning. 

_________ 


Geachte heer De Vries / Beste Klaas


Het doet mij veel plezier om te horen dat uw order van 26 maart op 27 maart door u in goede orde ontvangen is. De 12 dozen met fittingen zijn volgens afspraak geleverd. Wij hebben samen met u een betalingsconditie van 30 dagen afgesproken. U hebt deze conditie met drie dagen overschreden. Graag ontvangen we uw betaling deze week, zodat de transactie afgerond is.


Bij voorbaat mijn dank en met vriendelijke groet,


Uw accountmanager, Piet Pietersen 

__________ 

De automatisering van personificatie

Waarschijnlijk hebt u veel klanten. Voorkomen is natuurlijk beter dan genezen, maar misschien verstuurt u evengoed honderden aanmaningen per week. In dat geval is het des te belangrijker om niet met hagel te schieten, maar klanten een stuk maatwerk te leveren. De tijd dat het gebruik van één aanmaning voldoende was, is verleden tijd. Afhankelijk van uw klantenbestand moet u misschien wel 5 tot 10 variaties hebben op alleen al de eerste aanmaning. Zo kunt u die op verschillende tijdstippen en in verschillende situaties naar uw laat betalende klanten sturen. De trouwe klant waar u al 10 jaar zaken mee doet die voor het eerst de betalingstermijn overschreden heeft krijgt een andere brief of, nog beter, een andere e-mail dan een notoire wanbetaler. In bovenstaande voorbeeldaanmaning laat ik door het gebruik van grijze vlakken zien dat dit prima geautomatiseerd gedaan kan worden. 
 

De ideale aanmaning is nooit af

De wereld staat niet stil, social media, crisis, maatschappelijk verantwoord ondernemen, de WIK. Allemaal zaken waar de financieel manager of ondernemer niet aan voorbij kan gaan en met zijn tijd mee moet gaan. Zorg dus dat u het ‘instituut’ de aanmaning niet over het hoofd ziet. Men vraagt mij weleens hoe de ideale aanmaning eruit ziet. Mijn conclusie uit mijn eerder genoemde ‘fieldresearch’ is dat de ideale aanmaning er nog niet is en als u hem morgen maakt dan is hij volgende maand al weer oud. Eigenlijk is het hetzelfde principe als met een catalogus, productspecificaties wijzigen voortdurend en zo zou dat met aanmaningsteksten ook moeten zijn. 
 

Uw brief als voorbeeldaanmaning

Ik zal u niet oproepen om zelf uw rekeningen te laat te gaan betalen maar wel om uw aanmaningsbrieven en trajecten goed te bekijken. Wanneer zijn uw aanmaningen voor het laatst aangepast? Probeer uw aanmaningen ook eens te lezen alsof ze aan u gericht zijn en stel u zelf de vraag, motiveert deze brief me om meteen te betalen? Of legt u die brief nog even weg en betaalt u de rekening later wel eens een keer? Kortom, is uw brief geschikt als een goede, of slechte voorbeeldaanmaning? 
 
Meer informatie: