Een voorbeeldaanmaning anno 2015

Betaalt u uw rekeningen altijd op tijd? Ik niet. De eerlijkheid gebiedt me te melden dat de reden soms een lichtelijke vorm van liquiditeitskrapte is, maar veel vaker gaat het om nieuwsgierigheid. Noem het een beroepsafwijking, maar ik vind het interessant om te zien hoe bedrijven omgaan met debiteuren die hun betalingstermijn overschrijden. Vaak rolt hier een goed, of slecht voorbeeld van een aanmaning uit.

In de meeste gevallen zijn de trajecten die volgen redelijk voorspelbaar en getuigen zelfs in 2015 van weinig creativiteit. Tijd voor de financieel manager of ondernemer om deze trajecten weer eens kritisch tegen het licht te houden.

Levert u maatwerk?

Het ontvangen van een aanmaning geeft mensen geen fijn gevoel. Men wordt immers aangesproken op wangedrag! In veel brieven wordt dit gevoel echter te weinig bewust gebruikt. Aanmaningsbrieven zijn meestal onderdeel van een geautomatiseerd proces waarin nauwelijks rekening wordt gehouden met het individu of bedrijf waar men deze brief naartoe stuurt. Structurele wanbetalers krijgen elke keer weer dezelfde eerste aanmaning. Dat maakt geen indruk. Het is hetzelfde als kinderen die iets fout doen, wel dreiging krijgen van hun ouders, maar niet worden berispt. 
 
Of denk eens aan een omgekeerd voorbeeld: Waarschijnlijk kent u ze wel, matrixborden die aangeven hoe hard u rijdt. Meer confronterend dan een gewoon verkeersbord. Je hebt ze ook in combinatie met het nummerbord van uw auto. 
 ‘11-ZZZ-1 u rijdt te hard!’ Ik moet zeggen dat ik de eerste keer dat ik dat zag meteen gas terug nam. Dat werkt.

Tip: spreek de klant persoonlijk aan een betrek relevante zaken in uw correspondentie. 

Een voorbeeldaanmaning

Om u op weg te helpen met het schrijven van een effectieve aanmaning vindt u hieronder een voorbeeldanmaning. 

_________ 

Geachte heer De Vries / Beste Klaas, 

Het doet mij veel plezier om te horen dat uw order van 26 maart op 27 maart door u in goede orde ontvangen is. De 12 dozen met fittingen zijn volgens afspraak geleverd. Wij hebben samen met u een betalingsconditie van 30 dagen afgesproken. U hebt deze conditie met drie dagen overschreden. Graag ontvangen we uw betaling deze week, zodat de transactie afgerond is.

Bij voorbaat mijn dank en met vriendelijke groet,

Uw accountmanager, Piet Pietersen 

__________ 

De automatisering van personificatie

De ideale aanmaning is nooit af

Uw brief als voorbeeldaanmaning

• De beste antwoorden op de meest gehoorde debiteurensmoezen
• Lees hoe u uw creditmanagement beleid kunt verbeteren door uw debiteuren te segmenteren