Hoe houdt u uw online boekhouding veilig?

De voordelen van een online boekhouding zijn duidelijk. U heeft altijd een back-up, u werkt altijd met geactualiseerde software en u kunt overal en altijd uw cijfers opvragen en bijwerken. De enige reden waarom ondernemers toch twijfelen om een online boekhouding te starten, is de veiligheid. “Iedereen kan dan zomaar bij mijn financiële gegevens.” Met dat veiligheidsaspect valt het in de praktijk reuze mee. Er schuilen wel andere gevaren die de meeste ondernemers over het hoofd zien.

Veiligheid van een online boekhouding

Als u uw boekhouding ‘in the cloud’ bijhoudt, betekent dit dat u gebruikmaakt van online software van een IT-leverancier. Die leverancier bewaart al uw gegevens en zorgt ervoor dat er geen ongewenste bezoekers bij kunnen. Het ergste wat deze bedrijven kan overkomen, is dat ze slechte pers over hun beveiliging krijgen. U mag er dan ook vanuit gaan dat dat allemaal perfect is geregeld. Maar hoe goed is uw eigen beveiliging geregeld? Wat veel ondernemers vergeten, is dat ze zelf ook online zijn. Hackers hebben een harde noot te kraken bij IT-leveranciers, maar hoe eenvoudig kunnen ze op uw eigen computer, server of netwerk rondneuzen op zoek naar financiële gegevens? Als u een internetverbinding heeft, werkt u eigenlijk automatisch ‘in the cloud’. Of u uw gegevens nu op een server buiten uw bedrijf bewaart of op uw eigen server.

Beveiligingstips voor uw administratie

Zoals professionele IT-leveranciers hackers buiten de poort houden, moet u dat zelf ook doen. Het vraagt eerder discipline en een dosis gezond verstand dan computer- of softwarekennis. Let voor een veilige online boekhouding bijvoorbeeld op het volgende:

• Gebruik goede en altijd bijgewerkte beveiligingssoftware. Als een hacker toegang heeft tot uw computer, kan hij via een keylogger precies volgen wat u op uw toetsenbord intypt. Dus óók uw wachtwoorden en inlognamen. Firewalls, antivirusprogramma’s, malware- en spywarescanners zorgen ervoor dat ongenode gasten buiten de deur blijven. Hackers blijven echter continu nieuwe manieren zoeken om toch binnen te komen. Het is daarom niet voldoende beveiligingsprogramma’s eenmalig te installeren. Werk ze ook bij en houd ze up-to-date.
   
• Verander wachtwoorden. Lukt het een hacker onverhoopt toch in te breken, dan heeft hij niets meer aan uw wachtwoord als u dit veranderd heeft. Verander uw wachtwoord dus regelmatig – en doe dit direct als u het gevoel heeft dat er iets niet klopt.
   
• Gebruik verschillende wachtwoorden. Gebruikt u overal hetzelfde wachtwoord voor? Waarschijnlijk wel. En u staat daarin niet alleen. Hackers zijn hiervan heel goed op de hoogte. Dus als ze uw Facebook of Twitter wachtwoord achterhalen (wat nog redelijk onschuldig is), zullen ze hetzelfde wachtwoord zeker ook bij uw bank proberen. Of bij uw boekhoudsoftware. De oplossing? Simpel. Gebruik niet altijd hetzelfde wachtwoord. 
   
• Schrijf wachtwoorden nooit op. Als u uw wachtwoord op een papiertje schrijft, kunt u dat papiertje kwijtraken. Met wat pech krijgt u vervolgens te maken met een minder eerlijke vinder die via de computer snel financiële schade bij u kan veroorzaken. Vergezocht? Bedenk dan eens of u zo´n ‘papiertje’ op uw computer heeft staan. Misschien ergens in een Word documentje? Een hacker draait er zijn hand niet voor om dit documentje te vinden, te lezen…en te gebruiken.

Meer informatie

Steeds meer zaken worden online geregeld. Wilt u bijvoorbeeld weten hoe u uw facturen online regelt? Dan is dit artikel interessant. Hier leest u hoe ‘internet of things’ onze nabije toekomst verandert. En meer over het gevaar dat een online boekhouding bij een faillissement heeft, leest u hier.