Jaarplannen: voer voor de prullenbak?

Elk jaar maakt het management traditioneel de jaarplannen. De maanden september, oktober en november staan in het teken van budgetten en plannen voor het nieuwe jaar. Met de beste bedoelingen stoppen ze daar veel tijd en energie in. Vervolgens is het wachten op akkoord en goedkeuring van de directie om de plannen ook uit te voeren.

Januari is dan de maand om de goedgekeurde plannen te presenteren aan het team. Je wilt draagvlak en commitment vanuit je team. Liefst wil je ook verantwoordelijkheden beleggen bij je teamleden en als het goed is, leg je dit weer vast in een planningsdocument.

Uit diverse onderzoeken blijkt dat jaarplannen van Nederlandse organisaties echter onvoldoende worden benut. Een onderzoek van Yacht zegt dat 95% van alle organisaties jarenplannen maken, maar in slechts de helft van de gevallen worden ze ook daadwerkelijk gebruikt.

• Bij meer dan een kwart (26%) van de organisaties blijven de plannen in de kast liggen.
• Slechts de helft van de organisaties (51%) geeft aan dat het jaarplan daadwerkelijk wordt gebruikt.
• Voor nog eens bijna een kwart (23%) van de respondenten is het niet duidelijk in hoeverre het jaarplan in de praktijk gebruikt wordt.

Inspirerende jaarplannen

Peter Hulsbos, algemeen directeur van Yacht, zegt dat jaarplannen zo weinig gebruikt worden omdat de kwaliteit het vaak laat afweten: ‘Als het geen inspirerend document is, hoef je het ook niet uit de kast te trekken. Je kunt er wel naar vragen, maar het voegt niks meer toe. Een andere reden waarom het zo weinig gebruikt wordt, is de dagelijkse praktijk. Veel bedrijven zijn met de korte termijn bezig en minder met de strategische koers. En dat is zonde, want je besteedt tijd aan een stuk papier dat je vervolgens niet meer gebruikt.’

Bron XpertHR Actueel

Gemeenschappelijke visie

Als het management een prima visie heeft, dan start het vol enthousiasme met de implementatie van de plannen in de organisatie. De medewerkers lijken aanvankelijk wel mee te gaan in het verhaal, of ze doen toch minstens alsof. Toch gebeurt het wel vaker dat het management er niet in slaagt om de visie ook effectief in de praktijk om te zetten.

Er zijn bibliotheken vol geschreven over hoe je dit kunt vermijden. Hoe kun je het beste je visie implementeren en je strategie uitvoeren? Een goede implementatie van een visie en een strategie start echter met een goede vorming van de visie. En meer bepaald de vorming van een gemeenschappelijke visie. Samen met de mensen uit je team creëer je de positieve energie en betrokkenheid die je nodig hebt voor de implementatie van je plannen.

Draagvlak creëren

Ik geloof stellig dat het hier allemaal mee begint. Als de visie van één individu (hoe subliem die ook mag zijn) geen draagvlak heeft binnen de organisatie, dan geraakt ze nooit gerealiseerd. Ik ben ervan overtuigd dat je je mensen moet betrekken omdat de effectiviteit en de prestaties van een organisatie echt afhankelijk zijn van haar leden. Dat is voor mij de belangrijkste reden om samen een visie te ontwikkelen.

Toelaten dat mensen mee de toekomst bepalen is een voorwaarde voor de verbetering van de prestaties en de resultaten. Hiervoor dien je naast de ontwikkeling van het noodzakelijke leiderschap, ook processen en een aangepast belonings- en leersysteem neer  te zetten. Wat kan je als leider doen om het maximale uit je mensen te halen als het om de ontwikkeling van visie gaat? Hoe kan je de ervaring, achtergrond en de verscheidenheid van mensen ombuigen tot een synergie die je visie niet alleen beter maakt, maar een uitstekende basis biedt voor een succesvolle implementatie van je jaarplannen?  Hoe creëer je met andere woorden de nodige emotionele betrokkenheid van mensen en het gevoel dat ze er volop voor willen gaan?

Bron infoNu.nl

Het plan

Hoe cool is het als straks managers samen met hun teams plannen ontwikkelen? Als ze de zaken echt anders gaan aanpakken en om nog meer doelstellingen te realiseren in het nieuwe jaar?

Jij als verantwoordelijke manager kan gerust de koers uitzetten en de invulling daarvan samen met je team bepalen. Je hebt een team vol experts en waarom zou je de expertise van de mensen niet gebruiken om plannen te smeden? Je teamleden spreken elke dag de klant, hebben elke dag te maken met de markt, de uitdagingen, de kansen en de bedreigingen. Je zult versteld staan hoeveel informatie je boven water krijgt. Met deze kennis kan je gezamenlijk bepalen welke koers je gaat varen om je doelstellingen te bereiken.

Afdelingsvisie

Maar alles begint met de visie en de missie van je afdeling. Zorg ervoor dat je samen eerst een visie en een missie ontwikkelt die past bij de strategie en bij het team. Het moet motiverend en kenmerkend zijn voor je team, duidelijk een doel hebben en passen bij de strategie.

Met de organisatievisie in het achterhoofd moet de afdelingsvisie het volgende helder maken:

• de rol die de afdeling binnen het bedrijf of de organisatie moet gaan spelen
• de producten of diensten die de afdeling gaat leveren in de toekomst
• de competenties die de afdeling gaat ontwikkelen
• de bijdrage (kennis, samenwerking) die de afdeling aan andere afdelingen of aan klanten zal leveren. 

Heb je een missie en een visie ontwikkeld? Dan is de volgende stap de ontwikkeling van de jaarplannen. Zo krijg je duidelijk waar de afdeling heen gaat en wat er nodig is om dat te realiseren.

Ik nodig straks mijn team uit bij mij thuis om samen te werken aan een afdelingsvisie en nadien aan de jaarplannen. Inbreng en ideeën afkomstig uit het team kunnen nu eenmaal het verschil maken en zullen helpen om jaarplannen echt te realiseren.