Optimalisatie werkkapitaal wordt geremd door trage bedrijfsprocessen!

Bedrijven realiseren zich steeds meer dat werkkapitaal wat vastzit bij klanten of leveranciers de eigen onderneming veel geld kost. Het terugdringen van dit werkkapitaal staat dan ook hoog op de agenda: door beter inzicht te krijgen in de voorraden, door het versterken van het inkoopbeleid en betere betaalafspraken met leveranciers en daarnaast door een strak debiteurenbeleid te hanteren. Waar bedrijven echter te weinig bij stil staan is dat op papier de juiste afspraken worden vastgelegd, maar dat de interne bedrijfsprocessen de boel vertragen. 

Vaak zijn, vooral in de wat grotere organisaties, de eigen regels en procedures een sta-in-de-weg voor een betere invulling van het werkkapitaal. In dit blog leest u de, waarschijnlijk herkenbare, voorbeelden uit de praktijk. 

Geen kortingen door eigen procedures

In mijn eerste baan als projectinkoper bij een vliegtuigfabrikant werd ons regelmatig een flinke korting aangeboden als we bijvoorbeeld binnen acht dagen betaalden. Hoewel we die korting graag wilden, was het voor ons vaak onmogelijk om een factuur binnen die korte tijd door het hele bedrijf te loodsen. De goederen moesten worden ingeboekt, goedgekeurd en opgeslagen, terwijl de factuur door twee hogeren in rang werd afgetekend. Die acht dagen was simpelweg onmogelijk. Op jaarbasis had dit ons veel geld opgeleverd. 

Wat ook vaak de korting tegenwerkt bij organisaties is het hebben van een gedecentraliseerd inkoopbeleid. Elke afdeling koopt bij willekeurige leveranciers in. Het inkopen bij een beperkt aantal leveranciers leidt tot fikse kortingen. 

Zelf te laat factureren

De belangrijkste, maar vaak ook meest over het hoofd geziene mogelijkheid is het snel factureren na levering. Veel bedrijven, vooral in de dienstverlening, factureren eenmaal per maand. Een goed of dienst geleverd op twee september wordt dan pas op zijn vroegst op een oktober gefactureerd. Gemiddeld betekent het dus een halve maand extra wachttijd voordat u uw geld binnenkrijgt. Een ander uiterste is elke dag factureren. Het kan een stuk efficiënter zijn om eens per week de rekeningen te verwerken. Er zit vaak een groot verschil tussen hoe het betalingstermijn contractueel is vastgelegd en het inregelen van dit termijn in de onderliggende bedrijfsprocessen. Zorg dat de inkoopafdeling dan ook goed communiceert met de administratie, zodat er niet te vroeg of te laat wordt betaald.  

Opvolging uitstaande facturen: vaak geen bedrijfsprobleem

Aan de opvolging van de uitstaande facturen kan bij veel bedrijven nog veel worden verbeterd. Verkoopcontracten worden afgesloten door sales managers en verkoopdirecteuren, maar wanneer het geld niet binnenkomt wordt iemand van de administratie aan het werk gezet. Vaak heeft dit te maken met een slechte communicatie tussen finance en sales over de gemaakte afspraken of door ontevredenheid bij klanten. Door niet alleen bij financiële mensen, maar ook commerciële medewerkers een bewustwording te creëren (bijvoorbeeld door hen daarop te beoordelen) wordt de opvolging van uitstaande facturen een bedrijfsprobleem. 

Door uw verkoop- en inkoopproces, het productieproces en voorraden onder de loep te nemen kan uw organisatie meer financiële ruimte creëren. Dit leidt tot een lagere financieringsbehoefte, minder rentekosten, vermindering van risico op wanbetaling en meer vertrouwen van uw financiers. Zorg dan ook voor een modern credit management beleid binnen uw organisatie. 
 

Meer weten over het inrichten van uw credit management beleid?
Download dan deze cue card!

5 Tips voor het inrichten van uw credit management