Wat betekent modern debiteurenbeheer in de praktijk?

Debiteurenbeheer moet er in de praktijk voor zorgen dat ondernemers winst maken door ‘veilig’ te verkopen. Dat betekent niet automatisch dat u vooruitbetaling moet eisen of alleen handje contantje kunt verkopen. Het is nog steeds mogelijk zonder risico en mét betalingstermijn te verkopen. Dat verdient aanmoediging, want krediet verhoogt de koopkracht en stimuleert de economie. Geef de klant echter alleen krediet als hij het waard is. Waar komt anders het begrip ‘kredietwaardigheid’ vandaan?
 

Modern debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer vereist een multidisciplinaire aanpak en vooral een positieve visie. Het remt de verkoop niet. Integendeel, het stimuleert en verbetert de verkoop. Enkele zaken om in gedachten te houden bij debiteurenbeheer:

• Denk marketinggericht: welke klanten zijn de moeite waard om te benaderen? In welke klanten willen we investeren om een gezonde relatie uit te bouwen?
• Denk verkoopgericht: bied kredietlijnen in plaats van kredietlimieten. Leg de nadruk op het ‘proces’ in plaats van op het eindpunt.
• Denk productie(f): hoe kunnen we de kwaliteit van onze diensten, producten en service verbeteren?
• Denk servicegericht: klanten betalen ons salaris, zij verdienen onze aandacht.
• Denk klantgericht: een debiteur is een klant.
• Denk logistiek: hoe kunnen we zorgen voor …?
• Denk omzetgericht: ‘keep them active, keep them buying.’
• Denk financieel: er is pas iets verkocht als het betaald is.
• Denk positief: niet ‘nee’, maar ‘ja, graag’.

De link tussen al deze denkwijzen is de creditmanager. Die moet hoog in het management staan om gepaste beslissingen te kunnen nemen.
 

Definitie van debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer is meer dan klantrisico’s beheersen. Het omvat alles wat nodig is om de kosten van prospects, klanten en debiteuren te minimaliseren zonder commerciële kansen te laten liggen. Zo maximaliseert u de omzet én winst.

Dit betekent dat u moet weten met wie u zakendoet. Gebruik daarbij alle relevante data die beschikbaar zijn. Intern en extern. Over de individuele klant, maar ook over de markt. Integreer het databeheer. Maak een duidelijk onderscheid tussen marketinginformatie, data-informatie en bedrijfsinformatie, zodat u op een gezonde basis kunt selecteren, segmenteren, waarnemen en onderzoeken. Maak vervolgens goede afspraken. Het ene impliceert het andere.
 

Aandachtspunten voor de algemene voorwaarden

Op het gebied van algemene voorwaarden zijn er enkele belangrijke aandachtspunten:

• Hanteer duidelijke definities. De meeste discussies over algemene voorwaarden ontstaan doordat niet duidelijk is wat met een bepaalde term wordt bedoeld.
• Vermeld geen prijzen of tarieven. Dit zijn kernafspraken die niet in de algemene voorwaarden thuishoren. Wel kunt u opnemen dat tarieven gewijzigd kunnen worden.
• Controleer de zwarte en grijze lijst uit het Burgerlijk Wetboek. Hierin staan de verbodsbepalingen die gelden voor algemene voorwaarden.
• Let op de richtlijn consumentenrechten. De bedenktermijn voor consumenten is bijvoorbeeld 14 kalenderdagen na levering van het product.
• Controleer uw verzekering. Sluit uw verzekering aan op de aansprakelijkheidsbepalingen die u in uw algemene voorwaarden opneemt?
• Laat voorwaarden ondertekenen. Als er getekend is, staat u sterker als het onverhoopt tot een (juridische) procedure komt.
• Actualiseer uw voorwaarden. Wij raden u aan uw voorwaarden om de 1 à 2 jaar door te lopen. Wordt er nog over guldens gesproken, dan weet u dat u hopeloos achter de realiteit aan hobbelt.
• Let op de betalingstermijn. Pas de volgens wetgeving maximale betaaltermijn toe (zie hierna).
   

Lees ook het e-book

Handboek voor de moderne credit manager.

Regels voor de betalingstermijn

De betalingstermijnen bij overeenkomsten tussen bedrijven en tussen bedrijven en de overheid zijn wettelijk vastgelegd. Er is geen wettelijke minimum termijn, maar:

• Als u contractueel niets regelt, moet de factuur uiterlijk 30 dagen na ontvangst worden betaald.
• U mag een langere betaaltermijn van maximaal 60 dagen afspreken.
• Langer dan 60 dagen mag alleen als dit voor beide partijen ‘niet nadelig’ is.
• Voor de overheid geldt dat uiterlijk 30 dagen na ontvangst van de factuur moet worden betaald. Afwijken van deze betalingstermijn is vrijwel onmogelijk.
   

Elektronische facturatie en aanmaningen versturen

“Ik heb de factuur niet ontvangen” is het meest gebruikte excuus om niet te betalen. De eenvoudigste oplossing is elektronisch factureren, want een elektronische factuur (een per e-mail verzonden pdf) is wettelijk gezien gelijk aan een papieren factuur. Heeft u facturatieplicht, dan is het niet toegestaan hiervoor kosten te rekenen. U mag wel kosten rekenen aan een consument die een factuur vraagt. Let erop dat u de factuur op tijd opmaakt, verzendt en opvolgt. Het is aan te raden maximaal 3 herinneringen of aanmaningen te versturen. Besteed daarbij extra aandacht aan de persoonlijke relatie, standaard systeembrieven zijn uit den boze.
 

Het betalingsbevel

Wie preventief actie onderneemt en dit curatief consequent opvolgt, hoeft zelden extern hulp te zoeken. Is het toch nodig, dan kan internationaal het betalingsbevel soelaas bieden. Een standaardformulier invullen kan voldoende zijn om een debiteur te laten veroordelen. De deurwaarder kan vervolgens de beslagprocedure starten.
 

Lees ook het e-book

Handboek voor de moderne credit manager.