Wat is een third party due diligence beleid?

De term ‘third party due diligence’ is een hele mond vol. En een third party due diligence beleid is voor velen nog onbekend. Toch beginnen steeds meer bedrijven wel het nut in te zien van een gestructureerd beleid.

OK goed, maar wat is een third party due diligence beleid?

Stappenplan third party due diligence

In het kort?

Een third party due diligence beleid is een continu proces in uw bedrijf waarin de relaties met derde partijen wordt onderzocht en opgevolgd. Zo brengt u de risico’s in kaart die een invloed kunnen hebben op de eigen bedrijfsvoering. Omdat elk bedrijf zijn eigen processen en leveranciers heeft, is zo’n beleid uniek voor elk bedrijf. Elk bedrijf heeft immers ook zijn eigen risk appetite en is afhankelijk van hoeveel risico het bedrijf durft te nemen.

Wie is betrokken?

Iedereen die op een of andere manier een relatie heeft met uw bedrijf en direct of indirect invloed kan uitoefenen op uw organisatie, kan aan de basis liggen van zowel financiële schade als reputatieschade. Al die partijen krijgen een plek in uw beleidsplan:

• leveranciers (en leveranciers van uw leveranciers)
• klanten
• aandeelhouders
• andere stakeholders

Dit wil niet zeggen dat ze actief moeten meewerken aan uw third party due diligence beleid. Wel houdt u rekening met hen, of moet u hen doorlichten om een goed beleid uit te schrijven. De belangrijkste derde partijen zijn uw leveranciers. Hen volledig doorlichten, is een eerste stap. Ook intern in uw bedrijf zijn meerdere afdelingen betrokken, van de sales tot de boekhouding.

Wat is het doel?

Het doel van een third party due diligence beleid is om uw volledige bedrijfsproces af te stellen op de waarden die uw bedrijf aanhangt. Is ethiek belangrijk bij u? Dan moet u ook zien dat uw leveranciers zich volgens uw ethische normen gedragen.

Zo vermijdt u reputatieschade, wat een van de belangrijkste redenen is om een gedetailleerd third party due diligence beleid uit te dokteren. Beeld u maar eens in wat er gebeurt als blijkt dat uw kleding door kinderen werd gestikt. Of dat uw biologische producten niet-biologische ingrediënten bevatten.

Bedrijven zijn steeds meer bereid om transparant zaken te doen. Ze willen niet alleen het juiste product voor de juiste prijs aanbieden. Ze willen ook werk maken van de juiste processen, leveranciers, partners, enz. Dit draagt bij aan het imago van een bedrijf en helpt hen daarmee groeien.

Wat zijn de voordelen?

Als u de volledige keten onderzoekt van de partijen die niet direct klant of leverancier zijn, dan weet u precies met wie u zakendoet en of zij u (op termijn) mogelijke problemen zullen bezorgen. Die wetenschap kan u een hoop omzetderving besparen zie een gestructureerd third party due diligence-beleid daarom ook niet alleen als een kostenpost.

U hoeft maar één leverancier te hebben die het niet zo nauw neemt met normen en waarden om u een boel narigheid te bezorgen. Een kostbare zaak - in termen van geld, reputatie en imago - die u kunt vermijden met een gestructureerd beleid. Uw feilloze reputatie en smetvrij imago gaat immers rond als een lopend vuurtje. Anderen weten dat ze op u kunnen vertrouwen, zodat u makkelijker ander zakenrelaties zult aantrekken.

Wilt u alles weten over third party due diligence? Bekijk dan de online talkshow

Voorkom fraude en corruptie met Third Party Due Diligence