Werkkapitaaloptimalisatie door modern credit management

Het optimaliseren van het werkkapitaal geeft u grip op cijfers, kosten en financiële risico’s

1. Hanteer gemaakte afspraken
   Al tijdens het verkoopproces worden er afspraken gemaakt met de afnemer over de betalingstermijnen. Klanten houden u aan uw leveringstermijn, andersom kan dat ook. Ondersteun de account managers bij het opstellen van de verkoopvoorwaarden en maak afspraken over de communicatie met de klant met uw eigen account managers. Het nabellen van een onbetaalde factuur is een van de moeilijkste telefoongesprekken in het zakelijk verkeer. Leid uw mensen hier goed voor op, of laat het de accountmanager doen. Vergeet niet dat elke debiteur ook een klant is. Credit management zit wat mij betreft ten onrechte in de Finance-hoek; veel onderdelen van credit management, zoals het nabellen van openstaande facturen, zijn gewoon commercieel van aard.
    
2. Verzamel en analyseer data over afnemers
   Actief credit management betekent continu informatie verzamelen over uw klanten. We leven in het tijdperk van Big Data, informatie is overal te krijgen. Koppel de CRM-bestanden van de account managers aan uw eigen debiteurenbestanden. Veel bedrijven werken nog met verschillende bestanden terwijl het toch een en dezelfde partij is waarmee u zakendoet. Hoe is het gesteld met het betalingsgedrag, hoe zijn de ontwikkelingen in de branche van de klant en hoe stabiel is de klant zelf? U hebt zelf waardevolle informatie over het betalingsgedrag van uw eigen klanten, doe daar dus iets mee. Al deze informatie draagt eraan bij dat u een beter inzicht krijgt in de betalingsmogelijkheden van uw klant en problemen dus eerder ziet aankomen. U kunt dan vroegtijdig anticiperen door bijvoorbeeld het kredietlimiet van een bepaalde klant te verlagen. 
    
3. Check de kredietwaardigheid van prospects
   Zorg dat u als credit manager in een vroegtijdig stadium betrokken bent bij het verkoopproces. Het beoordelen van de kredietwaardigheid van een nieuwe klant kan een organisatie veel tijd en geld besparen. De kredietwaardigheid van nieuwe prospects kan op vele manieren in kaart worden gebracht. Denk aan jaarrekeningen, winstcijfers en betaalgedrag. Toekomst muziek is dat de finance afdeling de sales afdeling vertelt met wie zij zaken moeten doen. Zo doet u zaken met enkel kredietwaardige bedrijven. 
    
4. Verbetering interne processen rond factuurbeleid
   Een factuur kan pas betaald worden als hij daadwerkelijk bij de afnemer ligt. Een snelle maar vooral efficiënte facturering is daarom een must. Geef uw afnemer geen gelegenheid de factuur te vertragen omdat het P.O. nummer er verkeerd op staat, de productomschrijving niet klopt of de factuur anderszins niet volledig is. Het is een van de meest voorkomende oorzaken van een onbetaalde factuur. U laat het afhangen van de goede wil van de afnemer (lees: de boekhouding van de afnemer) wanneer de mismatch tussen factuur en product wordt opgelost. 
    
5. Ontdek financieringsconstructies 
   Om de druk op het werkkapitaal wat uitstaat bij de debiteuren te verlichten, kan gekeken worden naar alternatieve financieringsmethoden. De bekendste zijn:
   • Factoring: de financieringsinstelling neemt de uitstaande facturen over. Het voordeel is dat het geld eerder binnen is. Maar een nadeel is dat er een percentage van de factuur naar de factor gaat. 
   • Reverse Factoring: op basis van de goedgekeurde factuur betaalt de financieringsinstelling alvast de factuur. Hierbij is ook de afnemer betrokken; de kredietwaardigheid van de afnemer vormt de basis van de financiering. Hoewel het initiatief hiertoe oorspronkelijk bij de afnemer lag (met als doel zekerheid in de supply chain) is dit nu meer en meer bij de financieringsinstelling komen te liggen.  
   • Invoice discounting: een financieringsinstelling neemt de facturen over en betaalt ze uit, maar neemt niet het risico op wanbetaling over.
      
6. Verminder het leverancierskrediet 
   ​Het verstrekken van leverancierskrediet bij verkopen op rekening is een flinke aanslag op uw liquide middelen. U financiert als het ware uw klant. U loopt dus ook kredietrisico. Afnemers die laat betalen, kunnen zelfs uiteindelijk helemaal niet betalen. Vervang het aloude debiteurenbeheer door modern credit management. De debiteur is ook uw klant, zie het belang in van het totale plaatje. Door goed relatiemanagement kan ook de reden van het overschrijden van de betalingstermijn beter achterhaald worden, wat weer van belang kan zijn voor uw eigen bedrijfsvoering.